Bir ithalat firması düşünün. Tedarikçiye dolar ödeyecek, müşteriden Türk lirası tahsil edecek, bir de Alman Markı cinsinden açık faturası var. Kasada ne kadar para var? Bankada ne kadar döviz kalıyor? Müşteri borcunu ödedi mi, ödemediyse ne zaman ödeyecek? Bu soruların cevabını bulmak için muhasebeci sabah dokuzdan akşam altıya kadar dört ayrı deftere bakıyor, hesap makinesiyle kur çevirimi yapıyor. Döviz kuru öğleden sonra yeniden değişince hesapları baştan yapmak gerekiyor. Bu tablo bugün pek çok küçük ve orta ölçekli işletmede tanıdık geliyor.
Navision, bu karmaşıklığı bilgisayar ortamına taşıyan entegre bir muhasebe ve işletme yönetim programıdır. Programın finans modülü kasa hesaplarını, banka hesaplarını ve cari hesapları (alacaklı ve borçlu müşteri/tedarikçi kayıtlarını) tek bir sistem içinde tutar. Her hesap için ayrı döviz birimi tanımlanabilir. Dolar kasası, Türk lirası banka hesabı, Mark cinsinden alacak — bunların hepsi aynı program içinde ayrı ayrı izlenir. Gün sonu programa girdiğinizde hangi kasada ne kadar para olduğunu, bankada hangi dövizden ne kadar bulunduğunu ekrandan görebilirsiniz.
Çok para birimli çalışma (birden fazla döviz cinsini aynı anda yönetme) özellikle döviz kurlarının hızlı hareket ettiği dönemlerde kritik bir ihtiyaca dönüşüyor. Navision’da her döviz için günlük kur tanımlaması yapılır. Siz kuru sisteme işlediğinizde program, o gün gerçekleşen tüm işlemleri hem orijinal döviz cinsinden hem de Türk lirası karşılığıyla gösterir. Bir müşteri faturasını dolar cinsinden kestiniz; müşteri üç ay sonra ödeme yaptığında program hem orijinal dolar tutarını hem de ödeme günkü kur farkını otomatik olarak kaydeder. Kur farkı kârı ya da zararı ayrıca hesaplanmak zorunda kalmaz — sistem bunu zaten hesaplayıp ilgili hesaba yazar.
Kasa ve banka takibinin bu şekilde çalışması işletmeye somut bir rahatlama sağlıyor. Öncelikle nakit akışı (işletmede giren ve çıkan paranın takibi) daha net görünür hale geliyor. Sabah programa bakıyorsunuz: bugün kime ödeme yapmanız gerekiyor, kimden tahsilat bekliyorsunuz, kasada bu ödemeleri karşılayacak para var mı? Bu soruların cevabını bulmak için saatler harcamak gerekmiyor. Program bu tabloyu hazır veriyor. İkinci önemli fayda stok ve satış modülleriyle bağlantıda ortaya çıkıyor. Bir satış faturası kesildiğinde cari hesap otomatik olarak güncelleniyor. Elle fatura aktarmak, sonra muhasebeye bildirmek, muhasebeçinin bunu ayrıca kaydetmesi gibi bir zincir gerekmiyor. Tek giriş yeterli.
Cari hesap yönetimi de programın güçlü taraflarından biri. Her müşterinin ve tedarikçinin ayrı hesap kartı var. Hangi fatura açık, hangi ödeme yapılmış, bakiye ne durumda — bunların tamamı o hesap kartında görünüyor. Vade takibi de aynı yerden yürütülüyor: vadesi geçmiş faturaları listelemek için ayrıca bir çalışma yapmak gerekmiyor. Program bu listeyi istendiğinde veriyor. Özellikle çok sayıda küçük müşteriye satış yapan işletmeler için bu özellik gerçek bir zaman tasarrufu demek. Muhasebeci gün içinde hangi müşterinin ne kadar borçlu olduğunu dakikalar içinde görebiliyor.
Ama bu noktada dürüst olmak gerekiyor: Navision’ı kurup çalıştırmak kolay değil. Program güçlü ama aynı zamanda karmaşık. Kurulum için yerel bir yetkili bayi desteği neredeyse zorunlu. Hesap planını (muhasebe hesaplarının sistematik listesini) sıfırdan kurmak, döviz tanımlarını doğru yapmak, modüller arasındaki bağlantıları ayarlamak teknik bilgi gerektiriyor. Çalışanların programa alışması da zaman alıyor. ‘Programı aldık, hemen çalışmaya başladık’ gibi bir tablo genellikle gerçekleşmiyor. Kurulum ve eğitim süreci birkaç haftayı, bazen daha fazlasını bulabiliyor. Bir de veri girişi disiplini var: program doğru sonuçlar vermesi için doğru ve düzenli veri istiyor. Kasa hareketi programa geç işlenirse, banka ekstresi güncel tutulmazsa raporlar yanıltıcı olabiliyor.
Navision’ı değerlendiren bir KOBİ yöneticisi şu soruları sormadan karar vermemeli: Birden fazla döviz cinsinde mi çalışıyorsunuz? Çok sayıda müşteri ve tedarikçiyle mi iş yapıyorsunuz? Günlük nakit takibini muhasebeciye mi bırakıyorsunuz, yoksa kendiniz de görmek istiyor musunuz? Bu sorulara ‘evet’ cevabı verenler için program gerçek bir karşılık sunuyor. Yalnızca Türk lirası ile çalışan, müşteri sayısı az olan ve nakit akışı basit olan işletmeler içinse daha basit ve ucuz muhasebe yazılımları yeterli olabilir. Karar kriteriniz işletmenizin karmaşıklığı olsun — programın markası değil.