Bir işletmeci olarak sabah işyerine geldiğinizde kafanızda hep aynı sorular döner: Bu ay en çok ne sattım? Hangi müşteri parasını hâlâ ödemedi? Depoda hangi mal aylardır bekliyor? Bu soruların cevabını bulmak için ya muhasebeciye gidersiniz ya da eski fatura klasörlerini karıştırırsınız. İkisi de zaman alır, ikisi de yanıltabilir. İşte bu noktada Navision gibi bir kurumsal kaynak planlama programı devreye giriyor.
Navision, işletmenin bütün hareketlerini tek bir yerde toplayan bir bilgisayar sistemidir. Satış, alım, stok, muhasebe — hepsi aynı programa kaydedilir. Bir ürünü sattığınızda stok otomatik düşer. Bir fatura kesildiğinde muhasebe kaydı oluşur. Bu kayıtlar birikince program size geriye dönük olarak raporlar sunmaya başlar. Hangi ürün ne kadar sattı, hangi müşteri ne zaman ödedi, hangi mal depoda ne kadar bekledi — bunların hepsini ekrandan görebilirsiniz. Deftere elle yazmaktan farkı şu: program saymayı, sıralamayı ve karşılaştırmayı sizin yerinize yapıyor.
Ürün bazlı kâr takibi bu programın en işe yarayan taraflarından biri. Bir tekstil firması düşünün: yüzlerce farklı kumaş çeşidi satıyor. Hangisi gerçekten kazandırıyor, hangisi sadece rafta yer tutuyor? Bunu elle hesaplamak neredeyse imkânsız. Navision her ürünün alış fiyatını, satış fiyatını ve satış miktarını kayıt altında tutuyor. Raporlama ekranından bakıldığında hangi ürünün brüt kâr marjının (satış fiyatı ile maliyet arasındaki fark) yüksek olduğu açıkça görünüyor. Bu bilgiyle satış ekibine ‘şu ürünü öne çıkarın’ demek mümkün hale geliyor.
Müşteri ödeme takibi ise özellikle ekonominin sıkıştığı dönemlerde hayat kurtarıcı oluyor. Vadeli satış yapan her firma şunu bilir: kimin ne kadar borcu var, kim ne zaman ödeyecek? Bu sorunun cevabı çoğu zaman muhasebecinin kafasında ya da eski makbuzların arasında kalır. Navision’da her müşterinin açık hesabı (henüz ödenmemiş fatura tutarı) ayrı ayrı görünüyor. Otuz gün, altmış gün, doksan gün gibi vade aralıklarına göre sıralama yapılabiliyor. Yani ‘kim en uzun süredir ödeme yapmıyor’ sorusu birkaç tıklamayla yanıtlanabiliyor. Tahsilat için kimi arayacağınızı artık tahmin etmek zorunda değilsiniz.
Stok takibi de aynı şekilde çalışıyor. Depoda aylardır bekleyen mal, hem yer kaplar hem de sermayeyi kilitler. Navision’ın stok raporları hangi ürünün kaç gündür hareket görmediğini listeler. Bu listeye bakarak hangi malın indirime gireceğine ya da tedarikçiye iade edileceğine karar vermek çok daha kolay oluyor. Sezgiyle değil, kayıtla karar vermek demek bu.
Programı kullanmak ilk başta kolay değil. Navision’ı kurmak ve doğru çalıştırmak için yetkili bir bayi desteği şart. Kurulum süreci birkaç günden birkaç haftaya uzayabiliyor; hangi modüllerin (program bölümlerinin) açılacağı, hangi kodların nasıl tanımlanacağı gibi teknik ayarlar için mutlaka uzman yardımı gerekiyor. Bunun yanı sıra personelin programa alışması zaman istiyor. Kasiyerden muhasebeciye kadar herkesin aynı sisteme doğru veri girmesi şart; bir kişi atlarsa raporlar tutarsız çıkıyor. Bu geçiş döneminde sabır ve disiplin olmadan sistem verim vermiyor.
Navision’ı düşünen bir KOBİ yöneticisi için asıl soru şu olmalı: Şu an işletmemle ilgili temel sorulara ne kadar hızlı cevap verebiliyorum? Eğer cevap ‘saatler alıyor’ ya da ‘muhasebecimi beklemem gerekiyor’ ise bu program ciddi bir zaman kazancı sağlar. Ama program ancak içine doğru veri girildikçe değer üretir. Sistemi kurup bırakmak yetmez; her satışı, her alımı, her ödemeyi programa işlemek gerekiyor. Bunu sağlayabilen işletmeler için Navision, kriz döneminde bile kararları sezgiden değil kayıttan almayı mümkün kılıyor.