Bir toptan ticaret firması düşünün. Depoda yüzlerce kalem ürün var; hangi maldan kaç tane kaldığını bulmak için depocu çalışana sormak gerekiyor. Faturalar ayrı bir dosyada, tahsilatlar ayrı bir defterde. Ay sonunda muhasebeci tüm bu kağıtları bir araya getirip kayıt yapmaya çalışıyor. Bu tablo Türkiye’deki pek çok küçük ve orta ölçekli işletmede tanıdık geliyor. Navision tam da bu noktada devreye giriyor: satış, stok ve muhasebe işlemlerini tek bir bilgisayar sisteminde bir araya getiriyor.
Navision, Danimarkalı bir yazılım firmasının geliştirdiği kurumsal kaynak planlaması (KRP) programıdır. KRP, bir işletmenin farklı bölümlerinin — satış, satın alma, stok, muhasebe — aynı veri tabanı üzerinden çalışmasını sağlayan yazılım türü anlamına gelir. Programın içinde birbirinden ayrı ama birbirine bağlı bölümler var. Bu bölümlere ‘modül’ deniyor. Hangi modülü aldığınıza göre programın size sunduğu özellikler değişiyor. Ticaret, hizmet ve hafif üretim işletmelerinin ihtiyaçları farklı olduğu için her birinin Navision’dan beklentisi de farklı.
Toptan veya perakende ticaretle uğraşan bir işletme için Navision’ın ilk faydası satış ve stok modülünden geliyor. Müşteriye fatura kesildiğinde program aynı anda stoktan o malı düşüyor. Ayrıca satın alma tarafında tedarikçiye verilen sipariş programa giriliyor; mal depoya geldiğinde de stok otomatik olarak güncelleniyor. Böylece ‘depoda kaç tane kaldı?’ sorusunun cevabı ekranda hazır oluyor. Muhasebe modülü de bu işlemlere bağlı çalışıyor: fatura kesilince ilgili muhasebe kaydı kendiliğinden oluşuyor. Muhasebecinin her faturayı ayrıca deftere işlemesi gerekmiyor. Bu, özellikle günde onlarca fatura kesen ticaret firmalarında ciddi zaman kazandırıyor.
Hizmet sektöründe çalışan işletmeler — danışmanlık, bakım-onarım, taşımacılık gibi alanlar — için tablo biraz farklı. Bu firmaların deposu yoktur ya da çok küçüktür; asıl iş insan gücü ve hizmet süreçleri üzerine kuruludur. Navision’ın bu işletmelere sunduğu en büyük fayda müşteri ve proje takibi ile faturalama düzeninden geliyor. Hangi müşteriye ne zaman hizmet verildiği, hizmetin bedeli ne olduğu ve ödemenin yapılıp yapılmadığı tek ekrandan takip edilebiliyor. Bir bakım-onarım firması düşünün: teknisyen sahada iş yapıyor, iş bitince ofise dönüyor ve yapılan işi programa giriyor. Program o müşteriye ait faturayı hazırlıyor, muhasebe kaydını oluşturuyor. Ay sonunda hangi müşteriden tahsilat beklendiği rapordan görülüyor.
Hafif üretim yapan işletmeler — küçük atölye tipi fabrikalar, montaj yapan firmalar — için Navision’ın stok ve üretim modülleri öne çıkıyor. Bu tür firmalarda hammadde alınıyor, işleniyor ve mamul ürün satılıyor. Navision bu üç adımı birbirine bağlıyor. Hammadde stoğu ne kadar, hangi siparişi üretmek için ne kadar malzeme gerekiyor, üretim tamamlandığında mamul stoku ne oldu — bunların hepsi programda kayıt altında tutuluyor. Özellikle birden fazla ürün üreten ve aynı hammaddeyi farklı ürünlerde kullanan firmalar için bu takip elle yapıldığında çok zorlaşıyor. Program bu karmaşıklığı yönetilebilir hale getiriyor.
Üç sektörde de ortak bir fayda var: muhasebe kayıtları artık işlemlerin doğal sonucu olarak oluşuyor. Fatura kesilince, mal alınınca, ödeme yapılınca program arka planda muhasebe kaydını kendisi oluşturuyor. Muhasebeci bu kayıtları kontrol ediyor, gerekirse düzeltiyor ama sıfırdan girmek zorunda kalmıyor. Ay sonu veya dönem sonu bilanço ve gelir tablosu hazırlamak da kolaylaşıyor. Raporlar programın içinden alınıyor ve yazıcıdan çıktı olarak elde ediliyor. Patronun ‘bu ay ne kadar sattık, ne kadar kazandık?’ sorusunun cevabı artık günler süren bir hesaplama değil.
Navision’ı değerlendirirken birkaç gerçekçi soruyu sormak gerekiyor. Programın kurulumu ve çalışır hale getirilmesi yetkili bir bayi olmadan zor. Başlangıçta mevcut verilerin — müşteri listesi, ürün kartları, açık bakiyeler — programa aktarılması ciddi emek istiyor. Çalışanların programı öğrenmesi için eğitime zaman ayırmak şart. Lisans maliyeti de küçük bir işletme için göz ardı edilemez bir kalem. Bunların yanında programı Türk vergi mevzuatına uygun çalıştırmak için yerel ayarların doğru yapılması gerekiyor. Tüm bunlar göz önüne alındığında Navision, günde en az on beş ile yirmi fatura kesen, en az iki üç kişilik bir muhasebe ve satış ekibi olan ve büyümeyi planlayan işletmeler için mantıklı bir yatırım. Daha küçük ölçekte çalışan bir firma için daha yalın bir muhasebe programı daha uygun olabilir.