Bir tekstil toptancısı düşünün. Depodan mal çıkışı oluyor, satış faturası kesiliyor, ödeme tahsil ediliyor. Bunların her biri ayrı bir kağıt, ayrı bir defter. Ay sonunda muhasebeci bütün bu kağıtları topluyor, tek tek bilgisayara giriyor ya da deftere yazıyor. Bazen bir fiş kayboluyor, bazen rakam yanlış aktarılıyor. Kapanış iki haftaya uzuyor. Patron ne kadar kazandığını ancak ayın onbeşinde öğreniyor. Bu tablo Türkiye’deki pek çok küçük ve orta ölçekli işletme için tanıdık geliyor.
Navision, bu kopukluğu ortadan kaldırmak için tasarlanmış entegre bir muhasebe ve işletme yönetim programı. Entegre kelimesi burada çok önemli: satış, stok, satın alma ve muhasebe ayrı ayrı çalışmıyor, hepsi aynı sistemin içinde birbirine bağlı. Bir satış faturası kesildiğinde program hem stok kaydını güncelliyor hem de muhasebe defterine ilgili borç ve alacak girişini otomatik olarak yapıyor. Muhasebeciyle satış birimi arasındaki kağıt trafiği büyük ölçüde kayboluyor.
Peki bu pratikte nasıl çalışıyor? Depo görevlisi malı teslim ettiğinde programda bir sevk irsaliyesi (malın gönderildiğini belgeleyen evrak) açıyor. Satış faturası bu irsaliyeye bağlı olarak oluşturuluyor. Fatura kaydedildiği anda program arka planda şu işlemleri kendi yapıyor: stok miktarından ilgili kalemi düşüyor, müşteri hesabına alacak kaydı açıyor, gelir hesabına ilgili tutarı işliyor. Muhasebecinin bu işlemleri ayrıca elle girmesine gerek kalmıyor. Aynı şey satın alma tarafında da geçerli. Tedarikçiden fatura geldiğinde ve programa işlendiğinde hem stok artıyor hem de borç kaydı otomatik oluşuyor.
Bunun en somut faydası ay sonu kapanışında görünüyor. Eski yöntemde muhasebeci bütün departmanlardan belge toplamak, bunları tek tek işlemek ve rakamları çift kontrol etmek zorunda kalıyor. Bu iş bazen on günü, bazen daha fazlasını alıyor. Navision kullanılan bir işletmede ise operasyonlar boyunca her kayıt zaten muhasebeye yansımış durumda. Ay sonu geldiğinde muhasebeci sıfırdan bir şey girmek yerine sistemi kontrol ediyor, varsa eksikleri tamamlıyor ve kapanışı gerçekleştiriyor. Kapanış süresi birkaç güne iniyor. Patron aylık kar-zarar tablosunu çok daha erken görebiliyor.
İkinci büyük fayda hata oranının düşmesi. Elle veri girişinde rakamların yanlış aktarılması, fişlerin karışması veya bir belgenin unutulması çok sık yaşanan sorunlar. Navision’da veri bir kez ve kaynağında giriliyor. Satış elemanı faturayı kesiyor, bu kayıt muhasebede de aynı şekilde duruyor. Araya ikinci bir elle giriş girmiyor. Hata yapılacak adım azaldığında hata sayısı da azalıyor. Yıl sonu sayımında stok rakamlarının defterdeki rakamlarla tutmaması gibi baş ağrıtıcı durumlar daha az yaşanıyor.
Elbette her şey gül pembe değil. Bu programı kurmak ve düzgün çalıştırmak ciddi bir hazırlık gerektiriyor. Her şeyden önce hesap planının (muhasebe kayıtlarının tutulduğu hesap listesinin) doğru kurulması gerekiyor. Hangi işlem hangi hesaba gitsin, hangi stok kalemi hangi gelir hesabıyla eşleşsin — bunlar baştan doğru tanımlanmazsa program yanlış kayıt üretiyor. Bu kurulum işini yetkili bir bayi veya deneyimli bir uygulama uzmanı olmadan yapmak çok güç. Ayrıca çalışanların programa alışması zaman alıyor. Satış elemanı faturayı programda açmayı öğrenmeden önce eski alışkanlıkla kağıda yazıp sonra birine giriyor, bu da çifte iş yaratıyor. Geçiş döneminde sabır ve eğitim şart.
Navision’ı değerlendiren bir KOBİ yöneticisi için asıl soru şu: işletmede kaç kişi çalışıyor ve veri akışı ne kadar karmaşık? Beş kişilik küçük bir esnaf için bu programın kurulum maliyeti ve öğrenme süreci ağır gelebilir. Ama ondan fazla çalışanı olan, birden fazla departmanı birbirine bağlamak isteyen, ay sonu kapanışında muhasebecisinin günlerce uğraştığını gören bir işletme sahibi için Navision ciddi bir zaman ve hata tasarrufu sağlıyor. Karar vermeden önce bir yetkili bayiden demo talep etmek ve kendi işletmenizin hesap planını nasıl kuracaklarını sormak en doğru adım.