Bir tekstil firması düşünün. Muhasebe ayrı bir programda çalışıyor. Stok takibi ayrı bir Excel dosyasında. Satış siparişleri ise kağıt üzerinde. Ay sonu geldiğinde muhasebeci tüm bu bilgileri tek tek topluyor, elle aktarıyor. Hata kaçıyor, zaman kaybı büyük. Patron ise elindeki rakamlara güvenip güvenmeyeceğini bilmiyor. Türkiye’deki pek çok küçük ve orta ölçekli işletme bu tabloyla her gün boğuşuyor. Navision bu sorunu ortadan kaldırmak için tasarlanmış bir program.
Navision, ERP (kurumsal kaynak planlaması) kategorisinde değerlendirilen bir işletme yönetim yazılımıdır. Yani sadece muhasebe ya da sadece stok için değil, işletmenin tüm bölümlerini tek çatı altında toplamak için geliştirilmiştir. Satış, satın alma, stok, üretim ve finans modülleri birbirine bağlıdır. Bir modüle girilen bilgi otomatik olarak diğer modüllere yansır. Satış bölümü müşteriye fatura kestiğinde, stok otomatik düşer ve muhasebe kaydı kendiliğinden oluşur. Aynı bilgiyi üç ayrı yere elle yazmak gerekmez.
Bu programın en önemli özelliği, işletmedeki her rolün sisteme dahil olmasıdır. Patron sabah işe geldiğinde bilgisayarı açar ve o gün hangi ödemelerin yapılacağını, hangi siparişlerin beklendiğini, kasada ne kadar para olduğunu görebilir. Satış temsilcisi müşteriden sipariş alır almaz sisteme girer; depo sorumlusu aynı siparişi anında görür ve hazırlamaya başlar. Muhasebeci ise bu hareketlerin tamamını zaten kayıt altında bulur. Herkes aynı programdan, aynı bilgiye bakıyor.
Stok yönetimi açısından Navision ciddi bir kolaylık sağlar. Hangi ürünün ne kadar kaldığı, hangi ürünün en çok satıldığı, hangi tedarikçiden ne zaman mal geldiği — bunların hepsi programın içinde takip edilir. Depo sorumlusu stoğu saymak için gece mesaisine kalmaz; program zaten sayıyor. Kritik stok seviyesi belirlenebilir; ürün o seviyenin altına düştüğünde program uyarı verir. Bu özellik özellikle imalat ve ticaret firmalarında büyük fark yaratır.
Satın alma ve satış süreçleri de programa entegredir. Tedarikçiye sipariş verildiğinde bu sipariş sistemde kayıtlıdır. Mal geldiğinde stoka giriş yapılır. Tedarikçiye ödeme yapıldığında muhasebe kaydı güncellenir. Müşteri tarafında da aynı döngü işler: sipariş, sevkiyat, fatura, tahsilat — hepsi birbiriyle bağlantılıdır. Bir müşterinin ödeme yapıp yapmadığını öğrenmek için muhasebeciye sormak gerekmez; program zaten söyler. Vadesi geçmiş alacaklar listesini bir tuşla görmek mümkündür.
Navision’ı kurmak ve çalıştırmak, basit bir muhasebe programı kadar kolay değildir. Program güçlüdür ama bu güç beraberinde kurulum ve uyarlama sürecini getirir. İşletmenin ihtiyaçlarına göre programın yapılandırılması gerekir; bu iş genellikle yetkili bir bayi ya da danışman desteğiyle yapılır. Çalışanların programa alışması için eğitim şarttır. Depo sorumlusu bilgisayar karşısında pek oturmamışsa, başlangıçta direniş gösterebilir. Kurulum sürecinde veri aktarımı da ayrı bir emek ister: eski kayıtların programa girilmesi, ürün listelerinin hazırlanması, müşteri ve tedarikçi bilgilerinin sisteme işlenmesi zaman alır. Kısa vadede yük gibi görünen bu süreç, uzun vadede işletmeye düzen getirir.
Navision’ı değerlendiren bir KOBİ yöneticisinin kendine sorması gereken birkaç temel soru var. İşletmede kaç kişi bu programı kullanacak? Satış, stok ve muhasebe birbirinden kopuk mu çalışıyor? Ay sonu raporlarını hazırlamak kaç gün sürüyor? Bu sorulara verilen cevaplar, programın işletmeye uygun olup olmadığını ortaya koyar. Çalışan sayısı az ama bölümler arası bilgi akışı karmaşıksa, Navision güçlü bir çözümdür. Yalnızca muhasebe kaydı tutmak yeterliyse, daha basit bir program da işi görür. Asıl mesele şu: işletmeyi tek bir programdan yönetmek istiyorsanız, Navision bu işi yapabilecek yapıdadır.