Bir tekstil toptancısı düşünün. Ayın on beşinde üç büyük müşterisinden tahsilat bekliyor; aynı haftanın sonunda da iki tedarikçiye ödeme yapması gerekiyor. Bu bilgilerin tamamı kafasında ya da bir kağıt üzerinde. Tahsilat gecikirse ne olur? Tedarikçiye ödeme yapamaz. Banka hesabı yetersiz kalır. Çek karşılıksız döner. İşte bu tablo, Türkiye’deki pek çok küçük ve orta ölçekli işletmenin haftada en az bir kez yaşadığı gerçek bir sorundur. Navision Financials bu sorunu farklı bir yerden ele alıyor.
Navision Financials, Danimarkalı bir yazılım firmasının geliştirdiği entegre bir muhasebe ve işletme yönetim programıdır. ‘Entegre’ derken kastettiğimiz şu: satış, alım, stok ve muhasebe bilgileri ayrı ayrı dosyalarda değil, tek bir sistemde birbirine bağlı olarak tutuluyor. Programın nakit akışı modülü, yani para giriş-çıkışlarını izleyen bölümü, vadesi gelen tüm tahsilat ve ödemeleri takvim düzeninde listeliyor. Bir muhasebeci sabah bilgisayarını açtığında, önümüzdeki on beş günde hangi çekin tahsil edileceğini, hangi senedin ödeneceğini ve hangi faturanın vadesi dolacağını tek bir ekranda görebiliyor.
Bu görünürlük neden bu kadar önemli? Çünkü nakit açığı genellikle sürpriz gelir. Patron zaten biliyordur ama ‘bilmek’ ile ‘görmek’ arasında büyük fark var. Kağıt üzerinde veya bellekte tutulan bilgi çoğu zaman eksik kalıyor ya da karıştırılıyor. Navision’da ise her vadeli işlem programa girildiği anda sisteme kaydoluyor. Satış faturası kesildi mi, tahsilat tarihi otomatik olarak beklenen gelirler listesine düşüyor. Tedarikçiye borç girişi yapıldı mı, ödeme tarihi ödemeler takvimine ekleniyor. Hiçbir şey gözden kaçmıyor. Yönetici ayın başında oturur, programdan bir nakit tahmini raporu alır ve önümüzdeki dönemi planlamaya başlar.
Çek ve senet takibi bu noktada ayrı bir değer taşıyor. Türkiye’de ticari hayatın büyük bölümü hâlâ çek ve senet üzerinden yürüyor. Bir müşteriden alınan çek, bankaya tahsile gönderilmeden önce kasada bekliyor olabilir. Ya da firmaya verilen senet, ödeme günü geldiğinde hazır olması gerekiyor. Navision Financials, alınan çekleri ve senetleri ayrı bir portföy olarak takip ediyor. Her çekin keşide tarihi, tutarı ve bankaya ibraz tarihi programa işleniyor. Böylece kasadaki çeklerin toplam değeri ve tahsil takvimi her an görülebiliyor. Aynı şekilde verilen çekler de sistemde kayıtlı olduğundan, hangi günde hesapta ne kadar para bulunması gerektiği önceden hesaplanabiliyor.
Banka hareketlerinin programa işlenmesi de nakit planlamasını doğrudan etkiliyor. Banka ekstresi her gün veya haftada bir programa elle giriliyor. Bu işlem yapıldıkça sistemdeki bakiye ile gerçek banka bakiyesi karşılaştırılabiliyor. Aradaki fark hemen görünüyor. ‘Bankada para var ama sistemde neden az görünüyor?’ sorusunun cevabı anında bulunuyor; ya bir ödeme girilmemiş ya da bir tahsilat kayıt dışı kalmış. Bu karşılaştırma işlemine muhasebede ‘mutabakat’ deniyor ve elle yapıldığında saatler alıyor. Program bu süreci çok daha hızlı hale getiriyor.
Elbette her şey bu kadar kolay değil. Programın düzgün çalışması için tüm işlemlerin eksiksiz ve zamanında girilmesi şart. Bir satış faturası kesildiğinde ertesi gün değil, o gün sisteme girilmesi gerekiyor. Çek alındığında hemen kayıt yapılmalı. Bu disiplin sağlanmazsa, programın nakit tahminleri gerçeği yansıtmıyor ve yönetici yanlış bir tablo üzerinden karar alıyor. Küçük işletmelerde bu disiplini kurmak zaman alıyor. Muhasebeci veya ofis görevlisi önce alışkanlıklarını değiştirmek zorunda. Programı kuran yetkili bayi bu konuda mutlaka eğitim vermeli ve ilk birkaç ay yakın takip etmeli. Aksi hâlde program masada duruyor, ama eski alışkanlıklar sürüyor.
Navision Financials’ı değerlendiren bir KOBİ yöneticisi için en kritik soru şu olmalı: Firmamın nakit durumu her sabah belli mi, yoksa ayın sonunda mı anlıyoruz? Eğer nakit sıkışıklığı her ay sürpriz olarak geliyorsa, çek-senet takibi kağıt üzerinde yürüyorsa ve banka mutabakatı haftalar alıyorsa, bu program tam da bu sorunları çözmek için tasarlanmış. Ama programı almak yeterli değil. Tüm ekibin sistemi doğru ve düzenli kullanması gerekiyor. Bunu başaran firmalar, ayın ortasında ‘paramız var mı?’ sorusunu sormak yerine, ayın başında ‘bu ay ne kadar para girer, ne kadar çıkar?’ sorusunu yanıtlamaya başlıyor. Bu fark, küçük bir işletme için çok büyük bir kazanım.