Bir depo sorumlusu malı teslim alıyor, elindeki kağıda yazıyor. Sonra muhasebeci aynı bilgiyi deftere geçiriyor. Akşam bir başkası aynı satırı bilgisayara giriyor. Üç kişi, üç ayrı yerde, aynı bilgiyi üç kez yazıyor. Bunların biri yanlış yazarsa ne olur? Stok fazla görünür. Fatura tutmaz. Ay sonu mutabakat (hesapların birbirine uyup uymadığını kontrol etme işlemi) yapılırken saatler harcanır. Bu tablo Türkiye’deki pek çok küçük ve orta büyüklükteki işletmede (KOBİ) tanıdık gelir.
Navision Financials, bu tekrar eden veri girişi sorununa farklı bir yaklaşım getiriyor. Program, satın alma, stok ve muhasebe kayıtlarını birbirine bağlıyor. Bir satın alma siparişi oluşturulduğunda, mal teslim alındığında ve fatura kesildiğinde bu üç adım aynı sistem içinde birbirine kilitli ilerliyor. Yani aynı bilgiyi başka bir ekrana tekrar yazmak gerekmiyor. Veri bir kez giriliyor, program geri kalanını kendi hallediyor.
Bu nasıl çalışıyor? Muhasebeci bir tedarikçiden mal geldiğinde sisteme satın alma irsaliyesini (malın teslim alındığını gösteren belge) giriyor. Program bu kaydı otomatik olarak stok hareketine yansıtıyor. Tedarikçinin faturası geldiğinde muhasebeci bunu sisteme eşleştiriyor; program irsaliye ile faturayı karşılaştırıp fark varsa uyarıyor. Elle kontrol etmeye, iki kağıdı yan yana koymaya gerek kalmıyor. Fark yoksa ödeme adımına geçiliyor. Fark varsa kayıt beklemede kalıyor, üstüne yazılmıyor.
Stok tarafında bu daha da belirgin. Eski yöntemde stok kartı ayrı tutulur, muhasebe defteri ayrı. Ay sonunda ikisi tutmazsa kim hata yaptı diye saatlerce araştırılır. Navision’da stok hareketi ile muhasebe kaydı aynı anda oluşuyor. Mal girişi yapıldığında stok adedi artıyor, maliyet hesabı da güncelleniyor. Satış yapıldığında stok düşülüyor, gelir kaydı da aynı anda oluşuyor. İki ayrı defter tutmak yok; tek bir kayıt, iki sonucu birden üretiyor.
Fatura hatalarının maliyeti gözle görülmez ama birikince ciddi rakama ulaşır. Bir fatura yanlış tutarla kaydedildiğinde tedarikçiye fazla ödeme yapılabilir ya da eksik ödeme nedeniyle ilişki bozulabilir. Yanlış stok düşümü ise satışçının olmayan malı satmasına, müşteriye yanlış söz verilmesine yol açar. Mutabakat farkları her ay saat kaybına dönüşür; bu saatlerin maaş karşılığı hesaplandığında ortaya çıkan rakam, iyi bir yazılımın lisans bedelini çoğu zaman geçer. Navision bu hesabı görünür kılıyor: hata azaldıkça ne kadar zaman kazanıldığı somutlaşıyor.
Uygulamada en sık karşılaşılan zorluk kurulum ve öğrenme sürecidir. Program Türkçe arayüzle geliyor ancak ilk kurulum yetkili bir bayi olmadan tamamlanmıyor. Veri tabanı (programın tüm kayıtları sakladığı yapı) kurulumu teknik bilgi gerektiriyor. Şirketin eski kayıtlarını yeni sisteme aktarmak ayrı bir iş; bu aktarım sırasında eski hatalı veriler de taşınabiliyor. Personelin programa alışması birkaç hafta sürüyor. Muhasebeci alıştığı ekranı değiştirmek istemeyebiliyor. Bunlar gerçek engeller. Ama programı doğru kuran ve çalışanları sabırla eğiten işletmeler ilk aydan itibaren fatura uyuşmazlıklarının azaldığını görüyor.
Navision Financials’ı değerlendiren bir KOBİ yöneticisinin sormasi gereken soru şu: Şu an kaç kişi aynı bilgiyi farklı yerlere yazıyor? Bu kişilerin aylık çalışma saatinin ne kadarı tekrar giriş ve hata düzeltmeye gidiyor? Eğer cevap ‘birden fazla kişi, haftada birkaç saat’ ise entegre bir program ciddi zaman ve para tasarrufu sağlayabilir. Ama yazılım tek başına yetmez; şirketin iş süreçlerini de düzenlemek gerekiyor. Hangi belgenin kim tarafından, hangi adımda sisteme girileceği önceden kararlaştırılmazsa program da karışıklığı düzeltemez. Teknolojiyi almak başlangıç; onu doğru kullanmak asıl iş.