Bir tekstil toptancısını düşünün. Sabah depoya iner, rafta on top kumaş görür. Ama muhasebeci birkaç gün önce yirmi top kaldığını söylemiştir. Araya giren on top nereye gitti? Belki müşteriye irsaliyesiz mal çıkmıştır. Belki depoda sayım hatası yapılmıştır. Belki birisi defteri güncellemeden ürünü almıştır. Sonuçta elde iki farklı rakam vardır: birisi rafta gerçek olan, diğeri kağıtta yazılı olan. Bu ayrışma küçük işletmelerde çok sık yaşanır. Ve bu ayrışma her zaman para kaybına yol açar.
Navision Financials, kurumsal kaynak planlaması (işletmenin tüm iş süreçlerini tek bir programda birleştiren yazılım) alanında kullanılan bir bilgisayar sistemidir. Bu programın stok takip modülü (yazılımın depo ve ürün yönetimiyle ilgilenen bölümü), depodaki her hareketi anında kayıt altına alır. Mal geldiğinde program bunu girer. Mal çıktığında program bunu düşer. Giriş ve çıkış aynı sistemden geçtiği için iki ayrı defter tutulmuyor. Muhasebedeki rakam ile depodaki gerçek rakam aynı kaynaktan besleniyor. Bu basit bir yenilik gibi görünebilir ama uygulamada büyük fark yaratıyor.
Çoğu küçük ve orta ölçekli işletmede stok şöyle izlenir: depocu kağıda yazar, muhasebeci o kağıdı işler. İkisi arasında bazen bir gün, bazen bir hafta geçer. Bu süre içinde mallar hareket etmeye devam eder. Bir sipariş gelir, depocu malı gönderir; ama muhasebe henüz eski kağıdı bile işlememiştir. Ya da tedarikçiden mal gelir, depo kağıdını yazar ama muhasebe bunu kayıt etmeden önce ay sonu gelir. İşte bu gecikme ve kopukluk, depodaki gerçekle defterdeki rakamı birbirinden ayırıyor. Navision Financials’ta mal hareketi bir kez, tek bir ekrandan girilir. Program bu girişi hem depo kaydına hem muhasebeye aynı anda işler. İki ayrı adım yok, iki ayrı defter yok.
Bunun nakit akışı üzerindeki etkisi düşündüğünüzden büyüktür. Depoda aslında üç ay önce tükenmiş bir ürünü hâlâ var sanıyorsanız, o ürün için yeni sipariş vermiyorsunuzdur. Müşteri o ürünü istediğinde ‘var’ diyorsunuzdur, sonra aniden ‘yok’ çıkıyordur. Bu hem müşteri ilişkisini bozuyor hem satışı kaçırıyor. Öte yandan depoda aslında bol miktarda duran bir malı tekrar sipariş verirseniz, bağladığınız para boşa gidiyor. Navision Financials’ın stok takibi bu iki uç durumu önlüyor: kayıtlar gerçeği yansıttığında hem fazla stok hem de stoksuz kalma riski düşüyor.
Programın bir diğer işlevi minimum stok seviyesi (en az tutulması gereken ürün miktarı) tanımlamaktır. Her ürün için bir alt sınır belirlenir. Stok o sınırın altına düştüğünde program bunu ekranda gösterir. Depocu ya da satın alma sorumlusu sabah programı açtığında hangi ürünlerin kritik seviyeye geldiğini görür. Bu bir önlem değil, bir hatırlatıcıdır. Faks veya telefonla tedarikçiyi aramadan önce hangi ürünlerin bitmek üzere olduğunu bilmek, alımları zamanında yapmayı kolaylaştırır. Özellikle perakende ve toptancılık sektöründe, yanlış zamanda yapılan alım ya nakit sıkışıklığına ya da müşteri kaybına neden olur. Program bu hatırlatma işini elle değil otomatik olarak yapar.
Stok değerleme (elde tutulan malların toplam para değeri) konusu da ayrı bir zorluktur. Aynı ürünü farklı zamanlarda farklı fiyatlardan satın aldıysanız, depodaki ürünün değeri ne kadardır? Navision Financials bu hesabı belirli yöntemlere göre yapar. Hangi yöntemi kullandığınız bilanço ve vergi hesabını etkiler. Programın bu hesabı elle yapmak yerine otomatik tutması, ay sonunda muhasebecinin üzerindeki yükü azaltır. Elle hesaplamada hata yapmak kolaydır; küçük bir yanlışlık stoğun değerini büyük ölçüde saptırır. Programın yaptığı hesap tekrarlanabilir ve tutarlıdır, çünkü her mal girişinde o malın fiyatı zaten sisteme kaydedilmiştir.
Navision Financials’ı depo takibi için değerlendiren bir KOBİ yöneticisinin sormasi gereken birkaç pratik soru var. Birincisi: şu an kaç kişi stok kaydını tutuyor ve bu kayıtlar birbiriyle ne sıklıkla uyuşmuyor? İkincisi: geçen yıl stok farkından dolayı kaç kez satış kaçırdınız ya da fazla alım yaptınız? Üçüncüsü: programı kuracak ve çalışır hale getirecek yetkili bir bayi bulabiliyor musunuz? Bu son soru önemlidir çünkü yazılımı kurmak tek başına yetmiyor; doğru parametreleri giren, kullanıcıları eğiten bir destek olmadan program kısa sürede terk ediliyor. Eğer bu üç soruya verdiğiniz yanıtlar sizi rahatsız ediyorsa, entegre stok takibi sizin için bir lüks değil, bir zorunluluktur.