Bir müşteri arayıp geçen ay verdiği siparişi soruyor. Sipariş defterini arıyorsunuz, bulamıyorsunuz. Fatura klasörüne bakıyorsunuz, orada da yok. Sonunda deposucu arkadaşı arıyorsunuz, o da irsaliyeyi hatırlamıyor. Bu sahne birçok KOBİ’de her hafta yaşanıyor. Satış kaydı bir yerde kağıt, bir yerde kafada, bir yerde de Excel tablosunda duruyor. Navision Financials (Danimarkalı Navision firmasının orta ölçekli işletmeler için geliştirdiği muhasebe ve satış yönetim yazılımı) bu dağınıklığa doğrudan bir çözüm sunuyor.
Programın satış modülü, bir satışın başından sonuna kadar geçtiği her adımı kayıt altına alıyor. İlk adım teklif. Müşteriye fiyat verdiğiniz anda bu bilgiyi programa giriyorsunuz. Müşteri kabul ederse teklif tek tuşla siparişe dönüşüyor. Mal çıkışı yapıldığında sipariş irsaliyeye (malın teslim edildiğini gösteren sevk belgesi) dönüşüyor. Depodan çıkan ürün miktarı otomatik düşülüyor. Faturayı kesmek istediğinizde irsaliye zaten orada duruyor, sıfırdan bir şey yazmanıza gerek kalmıyor. Teklif, sipariş, irsaliye ve fatura birbirine bağlı. Birini açtığınızda diğerlerine de ulaşabiliyorsunuz.
Bu zincirin en büyük yararı şu: bir satışı kaybetmiyorsunuz. Kağıt sistemde teklif verilip unutulan siparişler oluyor. Mal çıkışı yapılıp faturası kesilmeyen sevkiyatlar oluyor. Program bunların önüne geçiyor. Her açık teklifi, her bekleyen siparişi, her faturası kesilmemiş irsaliyeyi liste halinde görebiliyorsunuz. Bu liste aynı zamanda tahsilat takibinin de başlangıç noktası oluyor. Hangi müşterinin ne kadar borcu var, hangi fatura vadesi geçmiş — bunların hepsine tek ekrandan ulaşmak mümkün.
Müşteri bazlı satış geçmişi özelliği ise fiyatlama kararlarında ciddi bir kolaylık sağlıyor. Bir müşteriye hangi üründen kaç adet sattığınızı, hangi fiyatı uyguladığınızı, geçmiş siparişlerinin toplamını görebiliyorsunuz. Bu bilgi, yeni bir teklif hazırlarken gerçekten işe yarıyor. Büyük hacimli alıcıya indirim yapıp yapmayacağınızı, hangi müşteriye açık vade tanıyabileceğinizi değerlendirirken somut bir geçmiş önünüzde duruyor. Tahmin değil, kayıtlara dayalı karar veriyorsunuz. Küçük bir konfeksiyon firmasında ya da yedek parça dağıtımında bu tür bilgilere sahip olmak, müşteri görüşmesini çok daha sağlam zemine taşıyor.
Vade takibi konusunda da program belirgin bir fark yaratıyor. Müşteriye otuz gün vade tanıdıysanız, o otuz gün dolduğunda fatura otomatik olarak vadesi geçmiş listesine düşüyor. Tahsilat sorumlusunun her sabah kartekslere bakmasına, defterleri karıştırmasına gerek kalmıyor. Ekranı açıyor, günün vadesi geçmiş faturalarını görüyor ve telefona sarılıyor. Hangi müşterinin toplamda ne kadar borcu olduğu da ayrıca hesaplı: müşteri kartını açtığınızda bakiye doğrudan karşınıza çıkıyor. Bu rakamı bulmak için muhasebeciye koşmak ya da kayıtları tek tek toplamak gerekmiyor.
Programı kurmak ve alıştırmak zaman istiyor, bu gerçek. Satış ekibinin her işlemi programa girmesi gerekiyor; yarısı programa girip yarısını kağıda yazan bir sistemde zincir kopuyor ve takip anlamlı olmaktan çıkıyor. Ayrıca program İngilizce altyapıyla geliyor; yerel yetkili bayi Türkçeleştirme ve yerel muhasebe düzenine uyum sağlıyor, ama bu süreç ek maliyet ve zaman demek. Kurulum genellikle birkaç hafta sürüyor ve kurulum sonrasında personelin programı doğru kullanmayı öğrenmesi için bayiden destek almak gerekiyor. Hızlı internet bağlantısı henüz yaygın olmadığından bu desteğin büyük bölümü yüz yüze ya da telefon üzerinden yürüyor.
Bu programı değerlendirirken kendinize şu soruyu sorun: şu an kaç teklifin siparişe dönüşüp dönüşmediğini biliyor musunuz? Kaç irsaliyenin faturası hâlâ kesilmedi? En çok alım yapan müşterinizin son altı aydaki cirosu ne kadar? Bu soruların yanıtlarını dakikalar içinde veremiyorsanız, Navision Financials gibi entegre bir satış takip sistemi kurmak ciddi bir kolaylık sağlayacak. Yatırım küçük değil; hem program lisansı hem bayi desteği hem de eğitim için kaynak ayırmak gerekiyor. Ama satış sürecini kağıttan bilgisayar sistemine taşımak, hem hataları azaltıyor hem de müşteri görüşmelerini daha sağlıklı bir zemine oturtуyor.