Bir tekstil toptancısı düşünün. Beş kişilik bir ekip, yüzlerce cari hesap, onlarca farklı kumaş kalemi. Muhasebeci deftere yazıyor, depo sorumlusu ayrı bir kağıda yazıyor, patron ise akşam bunları karşılaştırmaya çalışıyor. Bir müşteri aradığında borcunun ne kadar olduğunu bulmak bile beş dakika sürüyor. İşte bu tablo, küçük işletmelerin hâlâ içinde olduğu tablo. Navision Financials (entegre kurumsal muhasebe ve stok yazılımı) tam da bu tabloya çözüm getiriyor.
Navision Financials, büyük şirketler için yapılmış bir yazılım gibi görünüyor ama aslında küçük işletmelerin ihtiyacına göre şekilleniyor. Programın mantığı basit: kasadan depoya, müşteri borcundan tedarikçi ödemesine kadar her şey tek bir sistemde tutuluyor. Birisi fatura kesiyor, diğeri depodan mal çıkarıyor; ikisi de aynı programda çalışıyor. Ayrı ayrı not tutmak, gün sonunda bunları karşılaştırmak gibi bir derdiniz kalmıyor. Bu, küçük bir esnafın aklına hemen yatıyor çünkü pratikte tam olarak bunu arıyor.
Programı kurmak için büyük bir bilgisayar altyapısına ihtiyaç yok. Yerel bir ağ (LAN — bilgisayarların birbirine bağlandığı iç ağ) üzerinde iki ya da üç bilgisayarla çalışıyor. Tek bir makineye de kurulabiliyor. Kurulum genellikle CD-ROM ile yapılıyor; yetkili bir bayi desteği olmadan tamamlamak zor olsa da, bir kez kurulduktan sonra günlük kullanım oldukça sade. Yazılımın ekranları Türkçeye uyarlanmış versiyonlarda geliyor ve muhasebe bilgisi olan biri kısa sürede alışıyor.
Küçük işletmeler için en somut fayda cari hesap (müşteri ve tedarikçilere olan alacak ve borçların kaydı) takibinde görünüyor. Bir müşteri aradığında onun toplam borcunu, hangi faturaların ödenmediğini ve son ödemenin ne zaman yapıldığını saniyeler içinde görmek mümkün. Bunu elle yapan bir muhasebeci, aynı bilgiyi bulmak için birkaç deftere bakmak zorunda kalıyor. Üstelik bulunan bilginin doğruluğundan da emin olmak gerekiyor. Program bu ikisini birden çözüyor: hız ve doğruluk.
Stok takibi de küçük işletmeler için büyük bir sorun. Hangi üründen kaç tane kaldığını bilmemek, ya fazla sipariş vermeye ya da müşteriye ‘yok’ demeye yol açıyor. Her ikisi de para kaybı demek. Navision Financials’ta mal girişi yapıldığında stok otomatik güncelleniyor, fatura kesildiğinde de aynı şekilde düşüyor. Gün sonunda depoya gitmeye gerek kalmadan ekrandan stok durumunu görmek mümkün. Bu özellik, üç kişiyle çalışan küçük bir toptan satış firmasında bile ciddi fark yaratıyor. Stok sayımlarındaki hata oranı düşüyor, yanlış sipariş verme azalıyor.
Muhasebe tarafında da benzer bir kolaylık var. Program, Türk muhasebe standartlarına uygun hesap planını destekliyor. Fatura girişleri otomatik olarak muhasebe kayıtlarına yansıyor. Yani muhasebeciyle depo sorumlusunun ayrı ayrı aynı bilgiyi iki kez girmesi gerekmiyor. Ay sonu bilançoyu (varlık ve borçların özet tablosu) ya da gelir tablosunu almak, rapor menüsünden birkaç tıklamayla oluyor. Küçük işletmelerde bu işlemler genellikle günlerce süren elle hesaplamalar gerektiriyor. Programla bu süre saatlere iniyor.
Bununla birlikte bazı gerçekleri de görmek gerekiyor. Navision Financials’ı kurmak ve ilk ayarları yapmak, teknik bilgisi olan birini gerektiriyor. Hesap planını doğru kurmak, müşteri ve ürün kartlarını programa işlemek başlangıçta zaman alıyor. Eğer bu işi yetkili bir bayi yapmıyorsa, programın yanlış kurulmasıyla çok daha büyük sorunlar çıkabiliyor. Yazılımın lisans bedeli de küçük işletmeler için hafife alınacak bir rakam değil. Birkaç yıllık muhasebeci maaşıyla kıyaslandığında yatırımın geri dönüşü hesaplanabilir ama bu hesabı yapmadan sadece ‘herkes kullanıyor’ diye almak doğru bir karar değil. Ayrıca çalışanların programa alışması zaman alıyor; ilk aylarda verimlilik düşebiliyor.
Küçük bir işletmenin bu programı alıp almayacağına karar verirken şu soruyu sorması yeterli: ‘Aylık kaç fatura kesiyoruz, kaç farklı müşterimiz var ve stok takibini şu an nasıl yapıyoruz?’ Cevap yüzün üzerinde fatura, ellinin üzerinde müşteri ve elle tutulan stok kaydıysa, Navision Financials ciddi bir çözüm. Cevap onlarca fatura ve birkaç müşteriyse, önce daha basit bir muhasebe yazılımıyla başlamak mantıklı olabilir. Program güçlü ama gücünü hak eden bir işletme boyutuna ihtiyaç duyuyor. Küçük işletmelerin yapması gereken, kendi işlem hacimlerini ve büyüme hedeflerini masaya yatırıp sonra karar vermek.