Bir imalat firmasında sabah saatlerini düşünün. Depodan mal çıkıyor, kamyon yola koyuluyor. Aynı anda muhasebeci masasında müşteri faturasını elle yazıyor, stok kartını ayrı bir defterde güncelliyor. Öğleden sonra üretim şefi hammadde tüketimini not alıyor; bu not akşam muhasebeciye ulaşıyor, o da kayıtları giriyor. Çoğu KOBİ’de iş böyle yürüyor. Her birim kendi defterini tutuyor, bilgi geç ve eksik akıyor. ERP (kurumsal kaynak planlaması) programları tam bu sorunu çözmek için var.
ERP, muhasebe, lojistik ve üretimi tek bir bilgisayar sistemine bağlayan yazılımdır. Bu sistemde bir işlem girildiğinde ilgili tüm birimler aynı anda güncellenir. Ayrı ayrı programlar veya defterler yerine tek bir ortak veri tabanı kullanılır. Bunu şöyle düşünebilirsiniz: büyük bir apartmanın tek su deposu var; kim musluğunu açarsa açsın, hepsi aynı depodan besleniyordur. ERP de şirketin tüm birimlerini aynı veri deposundan besler.
Lojistik tarafında ne olur? Depodan mal çıkışı yapıldığında program otomatik olarak iki şey yapar. Birincisi, stok miktarını günceller. İkincisi, muhasebe modülüne (programın muhasebe bölümüne) satış kaydını düşer. Muhasebecinin ayrıca fatura yazmaya veya stok kartını elle güncellemeye gerek kalmaz. Sevkiyat gerçekleştiği anda kayıt oluşur. Bu sayede gün sonunda muhasebe kayıtları ile depo kayıtları her zaman birbirini tutar. Uyumsuzluk aranmaz, telefon edilmez, faks beklenmez.
Üretim tarafında ise hammadde tüketimi devreye girer. Üretim hattında bir ürün yapılırken hammadde ve yarı mamul kullanılır. Bu tüketim programa girildiğinde sistem hem stoktan düşer hem de maliyet modülüne (programın maliyet hesaplama bölümüne) kayıt açar. Yani o ürünün üretim maliyeti, hammadde harcandığı anda hesaplanmaya başlar. Ay sonunda ‘bu ürüne ne kadar hammadde harcadık, maliyeti ne oldu?’ sorusunun cevabı zaten programda hazır durur. Ayrıca hesap yapmak, kağıt toplamak gerekmez.
Yönetim açısından bunun anlamı büyük. Patron veya genel müdür sabah programı açtığında o ana kadar yapılan tüm satışları, depodaki stok durumunu ve üretimde harcanan malzeme maliyetini tek ekranda görebilir. Bu bilgileri toplamak için muhasebeciye, depo şefine ve üretim sorumlusuna ayrı ayrı sormak gerekmez. Her birinden farklı kağıt toplamak da gerekmez. Program zaten hepsini bir araya getirmiş durumdadır. Böyle bir tablo olmadan doğru karar vermek çok güçtür; çünkü bilgi her zaman geç ve parçalı gelir.
Ancak bu sistemin kurulması ve çalıştırılması kolay değildir. Her şeyden önce üç birimin de veriyi düzenli ve doğru girmesi gerekir. Depodaki çıkış kaydedilmezse muhasebe de güncellenmez. Üretim tüketimi girilmezse maliyet hesabı tutmaz. Programın değeri, içine konan verinin kalitesiyle doğru orantılıdır. Buna ek olarak, kurulum sırasında üç birimin iş akışları tek tek incelenmeli ve programa uyarlanmalıdır. Bu iş çoğunlukla yetkili bir bayi veya danışman desteği gerektirir; kurulum kılavuzuna bakarak tek başına yapmak çok zordur. Özellikle üretim maliyet yapısının programa doğru tanımlanması, teknik bilgi isteyen bir adımdır.
KOBİ yöneticisi bu sisteme geçmeyi düşünüyorsa şu soruları sorması gerekir: Muhasebe, depo ve üretim şu an ayrı programlarda mı çalışıyor? Ay sonu kapanışı kaç gün sürüyor? Stok sayımında muhasebe ile depo rakamları uyuşmuyor mu? Bu üç soruya ‘evet’ cevabı veriliyorsa, ERP programının getireceği faydalar kurulum maliyetini kısa sürede karşılar. Eğer şirket henüz küçükse ve işlemler az sayıdaysa, önce iyi bir muhasebe yazılımıyla başlamak ve büyüdükçe ERP’ye geçmek de makul bir yoldur. Önemli olan, hangi adımda olunursa olunsun, üç birimin aynı veriye bakmasını sağlamaktır.