Bir işletmede en kıymetli muhasebeci ayrılıyor. Yanında ne götürüyor? Yıllarca biriktirdiği müşteri alışkanlıklarını, hangi carinin ne zaman ödediğini, hangi tedarikçiyle nasıl pazarlık yapıldığını, stokta hangi kalemin gerçekten döndüğünü. Bunların hiçbiri defterde yazmıyor. Hepsi o kişinin kafasında. Yeni gelen eleman sıfırdan başlıyor ve işletme aynı bilgiyi yeniden üretmek için aylarca uğraşıyor. Bu durum Türkiye’deki pek çok küçük ve orta büyüklükteki işletmede (KOBİ) tekrar tekrar yaşanıyor.
Navision, bu soruna doğrudan çözüm getiren bir kurumsal kaynak planlaması (ERP) programıdır. ERP, bir işletmenin muhasebe, stok, satış ve satın alma gibi tüm işlemlerini tek bir bilgisayar sisteminde toplayan yazılım demektir. Navision’ın farkı şu: Her işlem, her hareket, her karar programa işleniyor. Muhasebeci bugün bir müşteriyle özel vade anlaşması yapıyorsa bunu sisteme giriyor. Tedarikçiye verilen iskonto oranı kayda geçiyor. Hangi ürünün hangi mevsimde daha çok sattığı otomatik olarak görünür hale geliyor. Bilgi artık sadece o çalışanın zihninde değil, programın içinde duruyor.
Bunu bir dükkan defterine benzetebiliriz. Eski usul esnaf, her müşterisini, her borcunu, her alışkanlığını o deftere yazardı. Defter kaybolursa ya da dükkanı başkasına devrederse her şey giderdi. Navision, bu defteri elektronik ortama taşıyor ve üstüne bir de arama, raporlama ve sorgulama yeteneği ekliyor. Artık ‘geçen Mart ayında bu müşteri ne aldı?’ sorusunun cevabı birkaç tıklamayla ekrana geliyor.
Personel değişimi her işletmenin başına geliyor. Özellikle ekonomik dalgalanma dönemlerinde kadro hareketleri artıyor. Böyle bir ortamda Navision kullanan bir işletme, çalışan gidip gelse de bilgiyi kaybetmiyor. Yeni gelen eleman programı açıyor, geçmiş işlemlere bakıyor, müşteri notlarını görüyor ve işe nereden devam edeceğini anlıyor. Aylarca süren ‘alışma dönemi’ kısalıyor. Bu, işletme için doğrudan para ve zaman tasarrufu demek.
Kayıt kültürü de bu süreçte şekilleniyor. Navision’ı düzgün kullanan bir işletmede çalışanlar her işlemi programa girmek zorunda kalıyor. Başta bu bir yük gibi görünüyor. ‘Neden her şeyi yazayım ki?’ diye soran eleman oluyor. Ama zamanla şu anlaşılıyor: Programa girilen her bilgi, ilerleyen günlerde iş kararlarını kolaylaştırıyor. Hangi müşteriye ne kadar kredi açılacağı, hangi ürünün stoğunun ne zaman yenileneceği, ay sonunda kasa durumunun ne olacağı — bunların hepsi programda biriken kayıtlardan çıkıyor. Çalışan bu faydayı bir kez görünce alışkanlık yerleşiyor.
Pratik bir zorluk var: Navision’ı kurmak ve doğru çalıştırmak, sadece programı bilgisayara yüklemekle olmuyor. Sistemin işletmenin yapısına göre ayarlanması gerekiyor. Hangi hesap planı kullanılacak, hangi modüller (program bölümleri) devreye alınacak, hangi raporlar hazırlanacak — bunların hepsini yetkili bir bayi ya da uygulama danışmanı belirliyor. Bu süreç zaman alıyor ve ek maliyet doğuruyor. Küçük bir işletme için bu ilk yatırım caydırıcı gelebiliyor. Üstelik çalışanların programa alışması da anlık olmuyor; birkaç aylık kullanım sürecinde hatalar çıkabiliyor, veriler eksik girilebiliyor. Başlangıçta sabır ve takip şart.
Navision’ı değerlendiren bir KOBİ yöneticisi için asıl soru şu olmalı: İşletmemde kritik bilgi kimlerin kafasında duruyor? O kişiler ayrılırsa ne kaybederiz? Bu sorunun cevabı ciddi bir rakama işaret ediyorsa, Navision gibi bir programa yatırım yapmak uzun vadede kendini geri ödüyor. Program, işletmeyi tek bir insana bağımlı olmaktan kurtarıyor ve günün birinde büyüme ya da ortaklık görüşmesi yapıldığında ‘elimizde düzenli kayıtlar var’ diyebilme gücü veriyor. Kurumsallaşma büyük laflarla değil, her işlemi programa girmekle başlıyor.