Şubat 2001’de döviz fırladı, faizler tavan yaptı, birçok şirket ne yapacağını bilemez hale geldi. Tam bu noktada bir tekstil firmasının muhasebe müdürü masasına oturdu ve elindeki deftere baktı: hangi müşteriden ne kadar alacak var, hangi tedarikçiye ne kadar borç var, kasada kaç dolar kaç mark kaç lira kalıyor? Bu soruların cevabını bulmak saatler alıyordu. Navision gibi entegre bir muhasebe ve işletme programı bu soruların cevabını dakikalar içinde verebiliyor. Peki bu program tam olarak ne yapıyor, hangi özellikleri öne çıkıyor?
Navision’ın en çok konuşulan tarafı modüler yapısı. Modüler yapı şu anlama geliyor: programı tek seferde tüm özellikleriyle almak zorunda değilsiniz. Muhasebe modülünü alırsınız, işler yoluna girince stok modülünü eklersiniz, sonra satış ve satın alma modüllerini dahil edersiniz. Her modül birbirinin devamı gibi çalışıyor. Satış siparişi girdiğinizde stok otomatik düşüyor, stok düştüğünde muhasebe kaydı oluşuyor. Bu zincirleme yapı sayesinde aynı bilgiyi birden fazla yere elle yazmak zorunda kalmıyorsunuz. Küçük bir işletme için bu başlı başına büyük bir rahatlama.
Çok para birimi desteği ise 2001 yılında özellikle kritik bir özellik. Türkiye’de bu dönemde dolar, mark ve lira aynı anda işlem görüyor. Bir ihracatçı firma hem dolar hem mark cinsinden fatura kesiyor, hem de lirayı takip etmek zorunda. Navision bu üç para birimini aynı anda kayıt altında tutabiliyor. Döviz kurunu programa giriyorsunuz, program her işlemi hem orijinal para biriminde hem de lira karşılığıyla kaydediyor. Kur farkı hesabı, dövizli borç takibi, dövizli alacak bakiyesi — bunların hepsi programın içinde kalıyor. Elle hesap makinesiyle yapılan kur dönüşümlerindeki hata payı ortadan kalkıyor.
Kullanıcı yetkilendirmesi de küçük ve orta ölçekli işletmeler için düşünülmüş bir özellik. Şöyle düşünün: muhasebe elemanınızın satış fiyatlarını görmesini istemiyorsunuz. Ya da depo görevlinizin muhasebe kayıtlarına erişmesini istemiyorsunuz. Navision’da her kullanıcıya ayrı bir yetki tanımlanabiliyor. Kim neyi görebilir, kim neyi değiştirebilir, kim sadece okuyabilir — bunların hepsi ayrı ayrı ayarlanıyor. Bu özellik hem iç denetim açısından önemli hem de hata riskini azaltıyor. Yanlış kişinin yanlış yere bir şey yazması önlenmiş oluyor.
Raporlama tarafında Navision oldukça esnek. Program içinden bilanço, gelir tablosu, yaş analizi (alacakların ve borçların ne kadar süredir beklendiğini gösteren rapor), stok durum raporu gibi belgeleri doğrudan ekranda görmek ya da yazıcıdan almak mümkün. Standart raporların yanında kendi raporunuzu da tanımlayabiliyorsunuz; ama bunun için ya yetkili bir bayi desteğine ya da programı iyi bilen birine ihtiyaç var. Raporları dışarı aktarmak, başka bir programa taşımak da mümkün, ancak bu işlem için teknik bilgi gerektiriyor ve genellikle bayiyle birlikte yapılıyor.
Pratik zorluklar da var, açık söylemek gerekiyor. Navision’ı kurmak ve çalıştırmak ciddi teknik bilgi gerektiriyor. Programı bir CD’den kurup hemen kullanmaya başlamak mümkün değil. Şirketinizin yapısına göre tanımlamalar yapılması, hesap planının oluşturulması, kullanıcıların sisteme eklenmesi gerekiyor. Bu süreç yetkili bir bayi olmadan tamamlanmıyor. Üstelik çalışanların programa alışması zaman alıyor; özellikle daha önce yalnızca defter veya basit bir muhasebe programı kullananlar için bu geçiş kolay olmuyor. Eğitim süreci atlanırsa program çalışıyor ama verimli kullanılamıyor.
Navision’ı değerlendirirken şu soruyu sormak gerekiyor: şirketiniz birden fazla para birimiyle mi çalışıyor, birden fazla kullanıcı mı sisteme girecek, stok ile muhasebeyi birbirine bağlamak mı istiyorsunuz? Bu üç soruya verdiğiniz cevap ‘evet’ ise Navision’ın sunduğu özellikler gerçek bir ihtiyaca karşılık geliyor. Eğer tek bir kişi muhasebe yapıyor, döviz işleminiz yok ve stok takibine gerek duymuyorsanız, daha basit ve daha ucuz bir muhasebe programı işinizi görür. Kriz döneminde her lira önemli; doğru programı seçmek, sonradan pişman olmamak anlamına geliyor.