ERP Projesinde İlk Yıl: Yazılım Değil, Alışkanlık Kurulur

Konya’da un ve makarna üreten, 284 çalışanı olan bir gıda fabrikasıydı. Depo sorumlusu her sabah elindeki kâğıt listeye bakarak stoku kafasında hesaplıyordu. Muhasebeci ise ay sonunda fatura yığınını önüne alıp tek tek elle işliyordu. Bunlar verimsizlik değildi onlara göre — işler böyle yürürdü, hep böyle yürümüştü. Ben oraya ERP (kurumsal kaynak planlama) yazılımını kurmak için gittiğimde, ilk düşüncem programın teknik kurulumunu yapmaktı. Yanılmışım.ERP, aynı anda hem muhasebe hem stok hem de satın alma gibi farklı iş kollarını tek bir bilgisayar sisteminde birleştiren bir yazılımdır. Kâğıtlar arasında geçen bilgi, programa girer ve herkes aynı anda aynı rakamı görür. Kulağa kolay geliyor. Sahada ise her şey farklıydı. Sistemin teknik kurulumu iki haftada tamamlandı. Ama projenin asıl süresi sekiz aya çekti. Bu sekiz ayın büyük bölümü, yazılımla değil insanlarla geçti.Burada savunduğum tez şu: ERP projesinin başarısızlık nedeni çoğu zaman yazılımın kendisi değildir. Sorun, firmada kayıt tutma alışkanlığının hiç kurulmamış olmasıdır. Stok defteri tutulmuyorsa, faturalar aynı gün işlenmiyorsa, tedarikçi bilgileri kâğıt üstünde dağınık duruyorsa — o firmaya ne kadar iyi bir program kurarsanız kurun, sistem içi veriyi kirli ve güvenilmez üretir. Bilgisayar ne yazarsan onu tutar. Yanlış veri girdiysen, yanlış rapor alırsın. Bunu anlamak, o projenin bana öğrettiği en değerli derstir.Fabrikada ilk hafta şunu fark ettim: muhasebeci aynı tedarikçiyi sistemde üç farklı isimle kaydetmişti. Biri ‘Karadeniz Gıda’, biri ‘Krdnz Gıda Ltd.’, biri de ‘Karadeniz’. Üçü de aynı firma. Ama bilgisayar bunları üç ayrı tedarikçi olarak görüyordu. Sistemden tedarikçi borç raporu aldığında rakamlar tutmuyordu. Yönetici beni çağırdı: ‘Programda hata var’ dedi. Hata programda değildi — veri girişinde tutarsızlık vardı, yıllardır. Bu noktada yapabileceğim tek şey, bütün tedarikçi kayıtlarını tek tek gözden geçirmek ve temizlemekti. Bu iş üç günümü aldı. Ve bu, projenin küçük bir parçasıydı.Depo tarafında başka bir sorun çıktı. Stok sayımı son kez bir buçuk yıl önce yapılmıştı. Rafta duran malzemenin bir kısmı kayıtlarda yoktu, kayıtlarda olan bazı malzemeler ise rafta yoktu. Sisteme hangi rakamı gireceksiniz? Yanlış rakamı girerseniz, sistem size yanlış satın alma önerisi çıkarır. Fabrika müdürü bunu ‘yazılımın problemi’ olarak gördü. Oysa gerçek şuydu: fiziksel stok ile kâğıt üstündeki stok hiçbir zaman uyuşmamıştı, bu durumun üstü örtülmüştü. Program devreye girince bu yıllık fark yüzeye çıkmıştı. Sistemi suçlamak kolaydı. Fabrika müdürüne bunu nazikçe anlatmak daha zordu.Kullanıcı direnci meselesine de ayrıca değinmek gerekiyor. Depo sorumlusu programı açmayı reddediyordu ilk başta. ‘Ben bu işi yirmi yıldır biliyorum, programa neden bakayım’ diyordu. Haklı bir gururdu bu — ama iş tek kişinin kafasında duruyordu. O olmayınca ne olurdu? Yönetim bu soruyu hiç sormamıştı. Program kurulunca sormak zorunda kaldılar. Depo sorumlusuna bunu doğrudan söylemedim. Bunun yerine şunu yaptım: kendi tuttuğu kâğıt listeyi programa birlikte işledik. Bir hafta boyunca her gün yanında oturdum. Rakamların kâğıtla aynı çıktığını görünce güvendi. İkinci haftadan itibaren programı kendisi açmaya başladı. Burada öğrendiğim şey şuydu: direnç çoğunlukla korkudan gelir — ‘bu sistem beni gereksiz kılar mı?’ sorusundan. Bu soruya cevap vermeden teknik anlatım yapmak işe yaramaz.Yönetim cephesinde ise farklı bir beklenti vardı. Patron sistemi kurdurtmuştu ve birinci ayda ‘raporları görmek’ istiyordu. Hangi raporları? Stok durumu, tedarikçi borçları, aylık maliyet özeti. Bunlar sistemden çıkıyordu artık — ama anlamlı değildi henüz. Çünkü verinin ancak bir ay birikimiyle raporlar gerçek anlamını kazanır. Patrorna bunu anlatmak gerekti: ‘Şu an doğru rakamları görüyorsunuz ama karşılaştırma yapabilmek için en az üç aya ihtiyaç var.’ Bu cümleyi duymak istemiyordu. Ama doğruydu. Üçüncü ayın sonunda aylık maliyet karşılaştırmasını getirdiğimde, o zamana kadar fark edemediği bir kalem göründü: iki farklı tedarikçiden aynı malzeme satın alınıyordu, biri diğerinden yaklaşık yüzde elli yedi daha pahalıydı. Bunu yıllardır görememişti. Programın ilk gerçek değeri buydu.Bu proje bana birkaç şeyi öğretti ve bunları bugün de geçerli sayıyorum. Birincisi, ihtiyaç analizi yazılım seçiminden önce gelir. Firmada hangi bilgi nerede tutuluyor, hangi süreç kâğıtla yürüyor, hangi kişi hangi bilgiyi kafasında taşıyor — bunlar haritalanmadan program kurmak, temeli olmayan bir binanın duvarını örmek gibidir. İkincisi, veri temizliği projenin en can sıkıcı ama en zorunlu adımıdır. Tedarikçi adları, ürün kodları, stok sayımları — bunların doğrulanmadan sisteme girilmesi, ilerleyen aylarda yöneticinin programa güvenini tamamen yok eder. Üçüncüsü, her kullanıcıya ‘bu sistem ne işine yarar?’ sorusunu sormak gerekir. Genel anlatım hiçbir zaman kişisel güven kadar işe yaramaz.O Konya fabrikasındaki depo sorumlusu, projenin sekizinci ayında bana şunu söyledi: ‘İlk başta bu programı istemiyordum. Şimdi sabah gelmeden önce telefona bakıp stoğu kontrol etmek istiyorum.’ Telefondan stok bakmak o günün teknolojisiyle mümkün değildi tabii — ama duygu gerçekti. Program artık onun aracıydı, benim getirdiğim yabancı bir şey değil. İşte bir ERP projesinin başarıya ulaştığını anlamak bu kadar basit: kullanıcı sistemi kendi işinin parçası olarak görmeye başladığında.