ERP Eğitimi: Sistemi Kurmak Yetmez, Kullandırmak Gerekir

Geçen ay Gaziantep’te bir tekstil firmasıyla çalıştım. Firma, muhasebe ve stok takibi için yeni bir yazılım kurmuştu. Bilgisayarlar masalarda duruyordu, yazılım yüklenmişti, yetkili bayi de kurulumu tamamlamıştı. Ama ofise girdiğimde masanın üstünde kağıt defterler vardı. Depo sorumlusu eski stok kartlarını doldurmaya devam ediyordu. Muhasebeci hanım ise programı ‘zaman zaman’ kullandığını söyledi. Firmada 312 kişi çalışıyordu; bunun yaklaşık sekizde biri ofiste görev yapıyordu. Yazılımı aktif kullanan kişi sayısı ise beşi geçmiyordu. Bu tablo, Türkiye’deki pek çok firmada karşılaştığım tablonun tam kopyasıydı. Sorun yazılımda değildi. Sorun, kimsenin yazılımı gerçekten kullanmayı öğrenmemiş olmasıydı.Bu makaledeki tezim şu: ERP (kurumsal kaynak planlama) yazılımı satın almak, bir projenin yarısından azını tamamlamak demektir. Asıl iş, insanların o yazılımı günlük rutinlerine dahil etmesini sağlamaktır. Bunu bir benzetmeyle açıklayayım: Dükkanına yeni bir kasa makinesi alan esnaf, makinenin nasıl kullanılacağını öğrenmeden müşteri kabul etmeye başlamaz. ERP de öyle. Fatura kesmek, stok düşmek, sipariş açmak — bunların hepsi yeni bir alışkanlık gerektirir. O alışkanlık kendiliğinden gelmiyor; öğretilmesi, tekrar ettirilmesi ve denetlenmesi gerekiyor. Teknisyen yazılımı kurar, danışman ise insanları o yazılımla çalışır hale getirir. İkisini karıştırmak, projeyi baştan çukura sokar.Gaziantep’teki o tekstil firmasında ilk yaptığım şey, kimlerin ne yapması gerektiğini sormak oldu. Depoda stok girişi kim yapacak? Satın alma siparişini kim açacak? Muhasebede ay sonu kapanışı kim yapacak? Bu sorular basit görünüyor, ama sorduğumda herkesin birbirine baktığını gördüm. Kimse tam olarak bilmiyordu. Yazılımı kuran firma, rolleri ve sorumlulukları belirlemeden kurulumu bitirip gitmişti. Oysa bir yazılım projesinde ‘kim ne zaman, hangi ekranda, ne girer’ sorusunun cevabı kurulumdan önce netleşmiş olmalıdır. Biz buna ‘kullanıcı haritası’ diyoruz. Bu harita yapılmadan verilen eğitim havaya gidiyor çünkü herkes her şeyi duyuyor ama kimse kendi işini tam olarak öğrenmiyor. Tekstil firmasında rolları belirledikten sonra aynı eğitim materyaliyle sıfırdan başladık. Bu sefer her kişiye kendi işi öğretildi. Üç hafta içinde stok girişleri programa taşındı.Bir diğer yaygın hata ise eğitimi tek seferlik yapmak. Bayi ya da danışman bir gün gelir, iki saat anlatır, gider. Kağıtlar masada kalır, ekran kapanır. İki gün sonra kim ne öğrendiğini hatırlamıyor. Oysa yetişkin bir insanın yeni bir alışkanlık edinmesi en az dört ile altı tekrar gerektiriyor. Tekstil firmasında üç haftada toplam altı oturum yaptık. Her oturum kırk beş ile altmış dakika sürdü. Her seferinde bir önceki oturumda yapılan işlemler üzerinden geçtik, hataları birlikte düzelttik, sonra yeni konuya geçtik. Eğitimin bu şekilde aralıklı yapılması, programın ‘uzak bir şey’ olmaktan çıkıp ‘her gün kullandığım araç’ haline gelmesini sağladı. Bu yaklaşım zaman istiyor, doğru. Ama tek seferlik eğitimle altı ay sonra sisteme geri dönmek zorunda kalmaktan çok daha ucuzdur. Danışman olarak şunu söyleyebilirim: eğitimi kısaltarak tasarruf etmeye çalışmak, projenin en pahalı hatasıdır.Peki ya yöneticiler? Firmada patronun ya da müdürün yazılıma bakışı, personelin kullanımını doğrudan belirliyor. Eğer patron hâlâ kağıt rapor istiyorsa, persone yazılımdan rapor çıkarmayı öğrenmeye çalışmaz. Eğer müdür ‘bana Excel dosyası gönder’ demeye devam ediyorsa, muhasebeci programdaki raporlama ekranını hiç açmaz. Bu durumu İzmir’deki bir gıda toptancısında bizzat yaşadım. Firma sahibi yeni kurulan muhasebe yazılımını benimsemişti, ama depo müdürü her akşam stok listesini kağıda dökmeye devam ediyordu. Neden? Çünkü ‘Patron böyle istiyor’ diyordu. Patrona sorduğumda, ‘Ben programı bilmiyorum ki kontrol edemem’ cevabını aldım. Burası kritik bir nokta. Yöneticiler yazılımı çalıştırmak zorunda değil, ama ‘programdan bak’ diyebilecek kadar tanımaları gerekiyor. Onlara da kısa ama odaklı bir tanıtım yapmak, projenin geri kalanını kolaylaştırıyor. İzmir’deki firmada patron için tek bir öğleden sonra, yalnızca stok görüntüleme ve özet rapor ekranlarına odaklı bir oturum yaptık. Ondan sonra ‘bana kağıt getirmeyin’ dedi. Depo müdürü ertesi gün programı açtı.Son olarak şunu da söylemek gerekir: Her firma için aynı eğitim işe yaramaz. Sekiz kişilik bir muhasebe ofisi ile yüzü aşkın personelin çalıştığı bir depo, farklı hızlarda ve farklı yöntemlerle eğitim ister. Küçük ekiplerde birebir çalışmak mümkün; büyük ekiplerde önce ‘kilit kullanıcı’ denen birini yetiştirip o kişiyi iç eğitmen olarak konumlandırmak daha gerçekçi. Kilit kullanıcı, programı en iyi öğrenen, soruları cevaplamaya istekli ve ekip içinde güvenilen biri olmalı. Bu kişi seçimi önemli. Gaziantep’teki tekstil firmasında kilit kullanıcı olarak muhasebe bölümünden genç bir hanımı belirledik. Üç haftalık süreçte o hanım hem kendi işini öğrendi hem de yanındaki iki arkadaşına yardım etti. Proje bittikten sonra yeni sorular çıktığında firmayı ben değil, o hanım karşıladı. Danışmanın işi orada bitmiyor; o noktada firmanın kendi kendine yürüyebilmesi başlıyor. Sistemi satın almak bir başlangıç, kullandırmak ise gerçek iş. Bu ikisini karıştırmak, hem firmaya hem danışmana zaman ve para kaybettirir.