İthalat Odaklı Şirketlerde ERP ile Finansal Kontrol Nasıl Sağlanır?

ERP (kurumsal kaynak planlama) programı satın almak, finansal kontrolü satın almak değildir. Bu ayrımı sahadaki ilk projemde acı biçimde öğrendim. İstanbul’da hammadde ithalatı yapan orta ölçekli bir kimya firması, muhasebe departmanı dağılmış hâlde, üç farklı Excel dosyasında döviz takibi yapıyor, gümrük maliyetlerini ayrı bir deftere yazıyor, tedarikçi borçlarını ise muhasebeciyle müdürün kafasında tutuyordu. Firma ERP kuracaktı. Program her şeyi düzelteceğine inanıyordu. 167 kişilik bu firma için iki yıldır süren bu dağınıklık, programa aktarılınca daha hızlı döndü — ama hâlâ dağınıktı. İşte tam bu noktada şunu anladım: yazılım kaos üzerine kurulursa, sadece kaosun hızını artırır. İthalatçı şirketlerde finansal kontrol meselesi önce kağıtta çözülür; program ancak ondan sonra işe yarar.İthalat yapan bir şirkette paraların akışı çok katmanlıdır. Malı yurt dışından sipariş ediyorsunuz; o sipariş bir döviz taahhüdü doğuruyor. Mal yola çıkıyor; navlun (taşıma ücreti) geliyor, sigorta ekleniyor. Gümrüğe giriyor; gümrük vergisi, KDV ve belki antrepo (gümrük deposu) ücreti ekleniyor. Bunların bir kısmı Türk lirası, bir kısmı dolar veya euro. Mal depoya girdiğinde maliyet zaten üç-dört kalemden oluşuyor. Eğer bu kalemlerin hepsini ayrı ayrı kayıt altına alan bir düzeniniz yoksa, bir ürünün size gerçekte ne kadara mal olduğunu hiçbir zaman net bilmiyorsunuz. 2001 krizinin ardından döviz kurları tahmin edilemez biçimde hareket etmeye devam etti. O dönemde döviz kaydını düzgün tutamayan ithalatçı firmalar, fiyat hesaplarında sürekli yanılıyordu. Bu yanılgı küçük görünüyor ama stok maliyeti yanlışsa, satış fiyatı yanlış oluyor; satış fiyatı yanlışsa kâr marjı hayali oluyor.Bir ERP programının bu karmaşayı çözebilmesi için önce şirketin kendi içinde birkaç soruyu yanıtlaması gerekiyor. Birinci soru şu: döviz kaydını kim yapıyor ve hangi kura göre yapıyor? Bazı firmalarda muhasebeci faturadaki kuru kullanıyor; bazısında mal girişindeki kuru kullanıyor. Hangisi doğru diye bir kural yok ama tutarsız yapıldığında stok maliyetleri birbirini tutmuyor. İkinci soru: gümrük masrafları hangi ürünün maliyetine nasıl yükleniyor? Aynı konteynerda beş ayrı ürün varsa, gümrük vergisini ağırlığa göre mi, değere göre mi bölüştürüyorsunuz? Bu kararı vermeden program ne kadar iyi olursa olsun, size doğru maliyet vermez. Üçüncü soru: tedarikçi borçlarının hangi para biriminde takip edileceği. Bazı firmalar TL’ye çevirip kaydediyor, kur farkını sonra düzeltmeye çalışıyor. Bu yaklaşım çalışıyor ama her ay sonu kur farkı muhasebesi ayrı bir iş yükü çıkarıyor. Bu üç soruyu programı kurmadan önce yanıtlayan firma, kurulum sürecini çok daha kısa ve temiz tamamlıyor.Şimdi gelelim programın gerçekten ne işe yaradığına. Hammadde ithalatı yapan Ankara’daki orta ölçekli bir plastik hammadde toptancısı, benzer bir kurulum sürecinde, gümrük masraflarını manuel Excel’den programa taşıdıktan 8 hafta sonra bir şeyi fark etti: bazı ürünlerin maliyet kartında gümrük vergisi hiç yazılmamış, o ürünlerin kâr marjı olduğundan yüksek görünüyordu. Bu hata yıllarca sürmüştü ama Excel’de görmek zordu çünkü dosyalar birbirine bağlı değildi. ERP programı bağladı. Sonuç: o ürün grubunun gerçek kâr marjı %24 daha düşük çıktı. Küçük bir rakam gibi görünmüyor, değil mi? Firma satış politikasını yeniden düzenlemek zorunda kaldı. Bu program mucizesi değildi. Sadece dağılmış bilgiyi tek bir yere topladı ve tutarsızlığı görünür kıldı.ERP programları genellikle finans, stok ve satın alma olmak üzere birkaç ana modülden (bölümden) oluşur. İthalat odaklı bir şirket için en kritik başlangıç noktası finans modülüdür. Bu modülde birden fazla para birimi tanımlanabilir, tedarikçi hesapları döviz bazında tutulabilir, kur farkı hesapları otomatik olarak işlenebilir. Ancak burada bir uyarı yapmak gerekiyor: ‘otomatik’ kelimesi yanıltıcı. Program kur farkını hesaplıyor ama hangi tarihin kurunu kullanacağını, hangi hesaba yazacağını ve ne zaman gerçekleşmiş sayılacağını siz belirliyorsunuz. Bu kararlar yanlış verilirse ‘otomatik hesaplama’ yanlış sonuç üretiyor. Bu kararları vermek muhasebeciyle birlikte oturmayı, birkaç örnek işlem üzerinden adım adım gitmeyi gerektiriyor. Faks veya yüz yüze toplantıyla yürütülen bu çalışma, kurulumun en değerli saatlerini oluşturuyor. Programı kuran teknik ekip bunu yapamaz — bunu şirketin muhasebecisi ve bir danışman birlikte yapmalıdır.Pratikte en çok sorun çıkaran nokta kullanıcı alışkanlıklarıdır. Bir firmada satın alma sorumlusu, fatura geldiğinde önce eski deftere yazıyor, sonra programa giriyor. Neden? ‘Daha güvenli hissettiriyor’ diyor. Bu çift kayıt sistemi hem zaman kaybı hem de hata kaynağı. Program neye yarayacaksa zaten o bilginin önce programa girilmesi gerekiyor. Ama kullanıcı bunu alışkanlık hâline getirene kadar zaman geçiyor. Bazı firmalarda bu geçiş süreci 14 ay sürdü. Sabır gerektiriyor. Burada yöneticinin tutumu belirleyici oluyor: patron ‘bu programı kullanın’ diyorsa kullanıcı kendi defterini bırakıyor. Patron iki sistemi birlikte kabul ederse, hiçbir zaman tam geçiş olmuyor. İthalat belgelerinin takibini tek sistem üzerinden yönetmek istiyor musunuz? O zaman kararı net verin ve tutun.Son olarak şunu söylemek gerekiyor: ithalatçı firmalar için ERP kurulumu bir teknoloji projesi değil, bir iş düzeni projesidir. Yazılım seçimi önemli ama ikinci sırada. Önce şu soruyu sorun: biz zaten neyi biliyoruz ve neyi bilmiyoruz? Döviz kurlarınızı tutarlı biçimde kaydedebiliyor musunuz? Gümrük masraflarını ürün maliyetine doğru yükleyebiliyor musunuz? Tedarikçi borçlarınızı hangi para biriminde takip ettiğinizi netleştirdiniz mi? Bu sorulara ‘evet’ diyorsanız, iyi bir programa geçiş süreci hem daha kısa sürer hem daha az sancılı olur. ‘Hayır’ diyorsanız, önce bu düzeni kağıt üzerinde kurun, sonra programa taşıyın. Kağıtta çözülmemiş bir sorunu program içinde çözmeye çalışmak hem daha pahalı hem daha yorucu hem de daha uzun sürüyor. Program araçtır. Finansal kontrolü sağlayan şey, o aracı doğru kurallarla kullanan insandır.