Bir nakliye firmasıyla çalışıyorsunuz. Mal gönderiyorsunuz, bazen zamanında geliyor, bazen gelmiyor. Hasar var mı, yok mu — bunu da tam bilmiyorsunuz. Ay sonunda fatura geliyor, ödüyorsunuz. Ama o nakliyecinin gerçekten iyi iş yapıp yapmadığını hiç ölçmediniz. Türkiye’deki pek çok KOBİ bu durumda. 2001 krizinin yaralarını sarmaya çalışan işletmeler için her kuruş önemli; ama lojistik maliyetleri hâlâ ‘gözle takip’ ediliyor. İşte bu noktada lojistik performans kartı devreye giriyor.
Lojistik performans kartı, nakliye ve dağıtım süreçlerini birkaç temel göstergeyle ölçen bir takip aracıdır. Bunu bir öğrenci karnesiyle düşünebilirsiniz: matematik, Türkçe, fen — her dersten not var. Nakliyeci için de benzer bir karne yapılır. Teslimat zamanındalığı, hasar oranı, birim taşıma maliyeti ve araç doluluk oranı bu karnenin dört temel notu olur. Bu dört gösterge doğru takip edildiğinde, hangi nakliyecinin iyi çalıştığını, hangisinin sözleşme koşullarını yerine getirmediğini net olarak görmek mümkün.
Teslimat zamanındalığı en kolay anlaşılan göstergedir. Sipariş çıkış tarihi ve müşteriye ulaşma tarihi kayıt altına alınır. Planlanan tarih ile gerçekleşen tarih karşılaştırılır. Yüz teslimatın sekseninde mal zamanında geldiyse, zamanındalık oranı yüzde seksendir. Bu rakamı aylık takip etmek, nakliyecinin performansını somut biçimde gösterir. Hasar oranı da benzer şekilde hesaplanır: gönderilen koli sayısına karşılık hasarlı veya eksik gelen koli sayısı. Bu oran yüzde ikinin üzerine çıktığında nakliyeciyle ciddi bir konuşma yapmak gerekir.
Birim taşıma maliyeti ise çoğu KOBİ’nin atladığı bir göstergedir. Toplam nakliye faturasını gönderilen koli veya kilogram sayısına bölmek yeterlidir. Bu hesabı her ay yapan bir işletme, nakliyecinin fiyat artışlarını veya verimsizliklerini hemen fark eder. Araç doluluk oranı da bu hesabın kardeşidir: kamyon yüzde ellisini boş taşıyorsa, her seferinde para çöpe gidiyor demektir. Doluluk oranını takip etmek, sevkiyat planlamasını düzeltmek için somut bir gerekçe sunar.
Bu dört göstergeyi bir Excel tablosuna bile dökmek büyük fark yaratır. Ama işi daha düzenli tutmak isteyenler için SCM (tedarik zinciri yönetimi — supply chain management) programları bu karneyi otomatik olarak üretir. Türkiye’de bu tür yazılımlar henüz yeni yeni tanınıyor. Büyük firmalar SAP gibi sistemleri kullanıyor; KOBİ’ler için ise yerli yazılım firmalarının lojistik takip modülleri mevcut. Bu programlar, sevkiyat kayıtlarını girerken aynı zamanda performans göstergelerini de hesaplıyor. Ay sonunda ekrandan veya yazıcıdan alınan rapor, karneyi hazır veriyor.
Karnenin asıl gücü, nakliyeci sözleşmelerine bağlandığında ortaya çıkıyor. Sözleşmeye şu cümleyi yazmak mümkün: ‘Aylık teslimat zamanındalığı oranı yüzde seksenin altına düşerse, nakliye bedelinde yüzde on indirim uygulanır.’ Ya da: ‘Hasar oranı yüzde üçü aşarsa, hasar bedeli nakliyeci tarafından karşılanır.’ Bu tür maddeler, nakliyeciyi performansını korumaya zorlar. Türkiye’de nakliye sektöründe sözleşmeler genellikle gevşek tutulur; fiyat konuşulur ama performans kriteri konuşulmaz. Oysa karnedeki rakamlar elimizde olduğunda, bu konuşmayı yapmak çok daha kolaydır.
Lojistik karne tasarlamak için büyük bir bütçeye veya pahalı bir programa ihtiyaç yok. Başlangıç için şu adımlar yeterli: her sevkiyatı tarih ve koli bilgisiyle kayıt altına alın, hasarları ve gecikmeleri ayrı bir sütunda not edin, ay sonunda dört göstergeyi hesaplayın. Bu alışkanlık yerleşince, nakliyeci görüşmelerine rakamla girilir; sezgiyle değil. Nakliye maliyetlerini düşürmek isteyen bir KOBİ yöneticisi için bu karne, elindeki en somut araçtır.