Bir tekstil toptancısı düşünün. Satış ekibi her ay rekor ciro rakamları getiriyor, muhasebe de genel tabloyu onaylıyor. Ama ay sonunda kasaya giren para, o rakamların çok gerisinde kalıyor. Patron masaya oturuyor, dosyaları karıştırıyor; nerede kayıp var, bulamıyor. Sorun satışta değil. Sorun, liste fiyatından net kâra uzanan yolda sessiz sedasız biriken kayıplarda.
İş zekâsı (BI — Business Intelligence) yazılımları tam bu noktada devreye giriyor. BI, bir şirketin farklı programlarından — muhasebe yazılımından, stok takip sisteminden, satış kayıtlarından — veri toplayıp tek bir ekranda anlamlı tablolar ve grafikler halinde sunan bir bilgisayar sistemidir. Amacı basit: rakamların arkasındaki gerçeği göstermek. Ama 2003 yılında Türkiye’deki çoğu KOBİ bu tür bir sisteme sahip değil. Muhasebe programı ayrı, stok programı ayrı, satış takibi belki hâlâ kâğıt üzerinde. Bu parçaları bir araya getirmek büyük iş.
Peki liste fiyatından net kâra giden yolda ne kayboluyor? İlk kayıp iskontolardır. Satışçı müşteriyi elde tutmak için yüzde on, yüzde on beş indirim yapıyor. Bu indirim faturaya yansıyor ama toplam etkisi nadiren hesaplanıyor. İkinci kayıp vade maliyetidir. Müşteri parayı altmış günde ödüyor; o altmış günde şirket bankadan kredi kullanıyorsa, bu kredinin faizi de aslında o satışın maliyetine eklenmelidir. Üçüncü kayıp iadelerdir. Müşteri malı geri gönderdi, nakliye şirkete ait, iade edilen mal belki yeniden satılamıyor. Dördüncü kayıp özel hizmet giderleridir: müşteriye özel ambalaj, acele teslimat, ekstra eleman çalışması. Bunların hiçbiri tek başına büyük görünmez. Hepsi bir araya gelince, yüzde yirmi brüt kârlı görünen bir satış gerçekte zarara dönüşebilir.
BI programı bu kayıpların her birini ayrı ayrı takip edebilecek şekilde kurulduğunda, müşteri bazında gerçek kârlılık tablosu ortaya çıkıyor. Mesela beş büyük müşterinizden birinin size en çok ciroyu getirdiğini biliyorsunuzdur. Ama o müşteri aynı zamanda en çok iskonto alan, en uzun vadede ödeyen ve en çok iade yapan müşteri de olabilir. BI olmadan bunu görmek çok zor. BI ile bu müşterinin size gerçekte kazandırdığı ile kaybettirdiği yan yana geliyor.
Ürün bazında da aynı analiz yapılabiliyor. Hangi ürün grubunun gerçek kâr marjı daha yüksek? Hangi ürünü sattığınızda iade riski artıyor? Hangi ürünün nakliye maliyeti diğerlerine göre orantısız yüksek? Bu soruların cevabı, satın alma ve fiyatlandırma kararlarını doğrudan etkiliyor. Bir konfeksiyon firması BI analizinden sonra en çok sattığı ürün grubunun aslında en düşük net kâr bırakan grup olduğunu fark edebiliyor. Bu bilgi olmadan yıllarca yanlış ürüne odaklanmak mümkün.
Bu tür bir programı kurmak kolay değil. Önce şirketin mevcut verilerinin düzenli tutulması gerekiyor. Muhasebe kayıtları eksikse, iade faturaları sisteme girilmemişse, iskontolar ayrı bir satırda izlenmiyorsa, BI programına aktarılacak sağlıklı veri yok demektir. Çoğu KOBİ bu hazırlık aşamasında takılıyor. Yazılımı kurmak bir hafta sürebilir; ama verileri temizlemek ve düzenlemek aylar alabilir. Bunun yanında, programı kuracak ve bakımını yapacak teknik destek de gerekiyor. Yerel bir yetkili bayi olmadan bu işi yürütmek çok güç.
BI yatırımını düşünen bir KOBİ yöneticisi için en önemli soru şu: şirketin mevcut kayıtları bu analize elverecek kadar düzenli mi? Muhasebe programındaki iskonto satırları tutarlı mı işleniyor? İadeler ayrı bir kodla mı takip ediliyor? Vade bilgileri düzenli mi giriliyor? Bu sorulara ‘evet’ yanıtı verebiliyorsanız, BI size gerçek kârlılık tablosunu gösterebilir. Veremiyorsanız, önce veri düzenini kurmak gerekiyor. Programı almadan önce bu hazırlığı yapmak, sonradan hayal kırıklığı yaşamamanın tek yolu.