ERP Kurmak Süreci Düzeltmez: Burgmann Deneyiminden Öğrendiklerim

ERP (kurumsal kaynak planlaması) yazılımı, bozuk bir süreci otomatik olarak düzeltmez. Bunu söylediğimde çoğu yönetici şaşırıyor. Yazılım firması size güzel bir sunum yapıyor, referans listesi veriyor; siz de programı kurarsanız her şeyin yerine oturacağını düşünüyorsunuz. Oysa sahada gördüğüm tablo çoğu zaman farklı. Program devreye giriyor, ama önceki kaos sadece daha hızlı dönüyor. Bu yazıyı tam da bu yüzden yazıyorum: Burgmann projesi bana bu gerçeği bizzat yaşattı.Bursa’da makine ve contaseal (sızdırmazlık elemanı) üretimi yapan, 167 çalışanlı orta ölçekli bir imalat firmasıydı. Ticaret kolu da vardı; yurt içi satışların yanı sıra ihracat da yapıyorlardı. İki ayrı işleyiş bir arada: fabrika tarafında üretim emirleri, hammadde girişleri, yarı mamul takibi; ticaret tarafında müşteri siparişleri, fatura, tahsilat. Her iki taraf da ayrı defterler, ayrı kâğıt formlar, ayrı muhasebe kayıtlarıyla yürüyordu. Yönetim ‘tek noktadan görmek istiyoruz’ deyince proje başladı. Kulağa çok mantıklı geliyordu. Ama işin içine girince durumun sandığımdan karmaşık olduğunu anladım.Projeye başlamadan önce standart bir ihtiyaç analizi toplantısı yapıldı. Muhasebe müdürü, satış sorumlusu, fabrika şefi ve genel müdür masaya oturdu. Herkes farklı bir şey istedi. Muhasebe müdürü ‘fatura takibini görmek istiyorum’ dedi. Fabrika şefi ‘hammadde stoğunu anlık izleyelim’ dedi. Satış sorumlusu ‘müşteri bakiyelerini hızlı görebileyim’ dedi. Genel müdür ise ‘kar-zarar tablosunu her sabah masama gelsin’ dedi. Bunların hepsi meşru beklentilerdi. Ama o toplantıda hiç kimse ‘şu an bu işleri nasıl yapıyoruz?’ diye sormadı. Ben sormak zorunda kaldım. Ve cevaplar ilginçti: her departman, verileri kendi defterine kendi kuralıyla işliyordu. Ortak bir kayıt sistemi yoktu. Hammadde girişini depocu ayrı deftere yazıyor, muhasebe ayrı karta işliyordu. Aynı malzeme iki farklı yerde iki farklı miktarda kayıtlıydı.İşte burada kritik karar noktası geliyor: programa başlamadan önce kayıt tutma kurallarını netleştirmek gerekiyordu. Bunu yapmadan ERP (kurumsal kaynak planlaması) kurmaya kalksaydık, program iki farklı veriyi birbiriyle çakıştıracak ve yönetim çelişkili raporlar alacaktı. Nitekim benzer projelerde bu hatayı gördüm. Bir fabrika şefi bana şöyle demişti: ‘Programı kurduk, her rapor farklı rakam gösteriyor. Hangisine inanalım bilmiyoruz.’ Program suçlu değildi; içine beslenen veri tutarsızdı. Bu, yazılımın mucize yaratamayacağının en net örneğidir. Yazılım ancak size daha hızlı, daha düzenli bilgi verir; ama bu bilginin doğru olması için önce neyi, nasıl kaydedeceğinizi kararlaştırmanız şarttır.Burgmann projesinde bu sorunu görmezden gelmedik. İlk altı haftayı veri ve süreç temizliğine harcadık. Hangi kalemlerin hangi isimle kayda gireceğini belirledik. Hammadde giriş formunu sadeleştirdik; depocu ile muhasebecinin aynı kodu kullanmasını sağladık. Müşteri kartlarını tekleştirdik: aynı müşteri bazı kayıtlarda ‘Koç Makine’, bazılarında ‘Koç Mak. Ltd.’ olarak geçiyordu. Program bunları iki ayrı müşteri olarak görürdü ve tahsilat takibi alt üst olurdu. Bu temizlik sıkıcı görünüyor, ama üzerine program kurulmadan yapılan en önemli iş buydu. Sahada bu aşamayı atlayan firmaların çoğunun, kurulumdan birkaç ay sonra programı bıraktığını ya da ‘hiç işe yaramadı’ dediğini gördüm. Oysa sorun programda değildi.Yazılım kurulduktan sonra da beklenmedik bir dirençle karşılaştık: kullanıcı alışkanlıkları. Depo sorumlusu on yıldır aynı defteri kullanıyordu. Program ekranı önüne geldi ama elinin altındaki deftere yazmaya devam etti. ‘Ekrandan giriş yaptım ya, deftere de yazayım, bir şey olmaz’ dedi. Bu aslında çok insani bir tepki. Yeni bir şeye güvenmek zaman alıyor. Bunu kırmak için yönetimin net bir tutum koyması gerekiyordu: ‘Bundan sonra tek kayıt program. Deftere yazılmaz.’ Bu kararı genel müdür bizzat toplantıda söyleyene kadar çift kayıt devam etti. Yazılım projelerinin başarısı çoğu zaman teknik kurulumdan değil, bu tür yönetim kararlarından geçiyor.Sonuçta proje istenen tabloya ulaştı, ama başlangıçta öngördüğümüzden uzun sürdü. Stok sayım farkları ilk üç ayda ciddi biçimde azaldı. Tahsilat takibi düzeldi; muhasebe müdürü artık ‘kimin ne kadar borcu var’ sorusuna aynı gün cevap verebildi. Fatura ile sevk irsaliyesi (malın gönderildiğini gösteren belge) eşleşmesi elle yapılmaktan çıktı. Bunlar gerçek, elle tutulur kazanımlardı. Ama bunlara ulaşmak için süreç önce anlaşıldı, sonra sadeleştirildi, en sonunda programa aktarıldı. Sıra önemliydi.Eğer bugün benzer bir projeye başlayacaksanız şunu öneririm: programı kurmadan önce iki hafta sadece süreç soruları sorun. Kim neyi nereye yazıyor, kim kimden alıyor, hangi belge hangi adımı başlatıyor? Bu soruların cevapları kağıda döküldüğünde, zaten hangi modülün (programın hangi bölümünün) önce devreye alınması gerektiği de netleşir. Acele eden yönetim ‘önce kuralım, sonra düzeltiriz’ der. Ama sonra düzeltmek, baştan doğru yapmaktan her zaman daha pahalıya patlar. Burgmann bize bunu öğretti.