Bir tekstil toptancısı düşünün. Deposunda üç aydır el sürülmemiş kumaş bekliyordur. O kumaşı almak için ödediği para hâlâ orada, rafta duruyor. Ama bu parayı göremiyor; çünkü stok listesi ya eski bir defterde ya da yanlış rakamlar gösteren bir Excel tablosunda. Kur şokunun her şeyi sarstığı böyle bir ortamda, depoda ne olduğunu bilmemek ciddi bir tehlike. Navision (kurumsal muhasebe ve stok yönetim programı) tam da bu noktada devreye giriyor.
Navision, stok takibini muhasebe kayıtlarıyla aynı programa bağlayan bir yazılım. Yani bir mal depoya girdiğinde hem stok kartı güncelleniyor hem de muhasebe tarafında otomatik kayıt oluşuyor. Ayrı ayrı iki defter tutmak gerekmiyor. Bu sayede depodaki malın kaç adet olduğu, ne zaman girdiği ve o günkü maliyetiyle kaydedilip kaydedilmediği tek ekrandan görülebiliyor. Eskiden bu işi yapmak için depo sorumlusu ayrı bir defter tutar, muhasebeci ayrı bir kayıt yapardı. İkisi arasında fark çıktığında kim haklı, kim hatalı anlamak saatler alırdı.
Programın stok değerleme özelliği bu dönemde özellikle işe yarıyor. Değerleme yöntemi olarak FIFO (ilk giren ilk çıkar) ya da ortalama maliyet seçilebiliyor. Kur dalgalanmalarının sık yaşandığı dönemlerde hangi yöntemi seçtiğiniz, kâr-zarar tablonuzu doğrudan etkiliyor. Örneğin dövizle alınan bir malı eski kurdan mı, yeni kurdan mı değerliyorsunuz? Bu sorunun cevabı yanlışsa vergi matrahınız da yanlış çıkıyor. Navision bu hesabı otomatik yapıyor; siz sadece hangi yöntemi kullanacağınıza karar veriyorsunuz.
Ölü stok meselesi bu dönemde birçok işletmenin kâbusuna dönüşüyor. Ölü stok, uzun süredir satılmayan, rafta bekleyen maldır. Bu malın bedeli ödenmiş ama geri dönüşü yok. Üstelik depo kirası, sigorta ve bozulma riski de cabası. Navision’da her stok kalemi için son hareket tarihini görmek mümkün. Üç aydır çıkış yapmayan ürünleri listelemek birkaç dakika alıyor. Bu listeyi eline alan bir işletme sahibi ‘bu malı indirimle sat, nakit yap’ kararını çok daha hızlı alabiliyor. Kriz döneminde nakit, her şeyden değerli.
Programın bir başka faydası minimum stok takibi. Her ürün için ‘bu miktarın altına düşme’ diye bir eşik belirlenebiliyor. Stok o eşiğin altına indiğinde program uyarı veriyor. Bu basit ama hayat kurtarıcı bir özellik. Çünkü birçok küçük işletme, müşteri siparişi geldiğinde malın bittiğini fark ediyor. Hem müşteriyi kaybediyor hem de aceleyle pahalıya mal alıyor. Önceden uyarı almak, tedarikçiyle daha sakin pazarlık yapma imkânı veriyor. Özellikle ithal malda bu fark, kur nedeniyle ciddi bir tutar oluşturabiliyor.
Tabii programı kurmak ve düzgün çalıştırmak kolay değil. Öncelikle mevcut stok listesinin programa doğru girilmesi gerekiyor. Bu iş genellikle birkaç hafta sürüyor ve sabır istiyor. Stok kartlarındaki hatalı girişler, ileride yanlış raporlara yol açıyor. Ayrıca programı kuracak ve eğitim verecek yetkili bir bayi bulmak şart. Her şehirde bu desteği sağlayan firma yok; İstanbul ve Ankara dışında servis bulmak zaman zaman güçleşiyor. Bir de şu var: Depodaki fiziksel sayımla program kaydı arasındaki farkları düzenli olarak kapatmak gerekiyor. Program sihirli değil; veriyi doğru giren insan olmadan doğru rapor çıkmıyor.
Stok takibini bilgisayara taşımayı düşünen bir işletme sahibi şu soruyu sormalı: Depomda ne kadar mal var, bunun kaçı üç aydan uzun süredir duruyor ve bu malların toplam maliyeti ne kadar? Bu soruların cevabını bugün kaç dakikada verebiliyorsunuz? Eğer cevap ‘saatler’ ya da ‘bilmiyorum’ ise, bir stok yönetim programına yatırım yapmak ciddi bir seçenek haline geliyor. Navision bu işi yapabilen yazılımlardan biri. Fiyatı küçük işletme için yüksek görünebilir; ama ölü stokta bağlı kalan nakdi düşündüğünüzde, hesap farklı çıkabiliyor.