Global ERP Yazılımları Türkiye’ye Uymadan Çalışmaz

Bursa’daki orta ölçekli bir tekstil fabrikası düşünün: 284 çalışanı var, ihracat yapıyor, muhasebecisi her ay haftalarca fazla mesai yapıyor çünkü stok kayıtları ayrı bir programda, satış faturalar ayrı bir programda, banka hareketleri ise yine elle tutuluyor. Patron bir gün duyuyor: yabancı kökenli büyük bir kurumsal yazılım varmış, her şeyi tek yerden yönetiyormuş. Satın alıyor. Kurulum ekibi geliyor. Altı ay sonra sistem hâlâ tam çalışmıyor. Ne değişti? Aslında hiçbir şey. Sorun programın kendisinde değil — uyarlama yapılmadan kurulmuş olmasında.Peki bu uyarlama meselesi neden bu kadar önemli? Çünkü Almanya’da ya da Amerika’da yazılan bir program, Türk vergi mevzuatını, Türk muhasebe standartlarını ve Türkiye’ye özgü ticari alışkanlıkları tanımıyor. Bu programlar kendi ülkelerinde gayet iyi çalışıyor. Ama Türkiye’de kutudan çıktığı haliyle kullanılırsa, muhasebeci gene aynı işi iki kere yapıyor — bir kez programda, bir kez de defterde. ERP (kurumsal kaynak planlaması) dediğimiz şey, yani bir şirketin tüm işlemlerini tek bir bilgisayar sisteminde bir araya getiren yazılım, ancak o ülkenin kurallarına göre ayarlandığında gerçek değerini gösteriyor. Bu makalenin tezi şu: global bir ERP yazılımını satın almak hiç yoktan iyidir — ama uyarlama yapılmazsa, proje başlamadan biter.Türkiye’de bir ERP kurulumunda ilk duraklanma noktası genellikle muhasebe tarafında oluyor. Türk Ticaret Kanunu ve Maliye Bakanlığı’nın belirlediği tekdüzen hesap planı, Batılı muhasebe mantığından farklı çalışıyor. Yabancı programların büyük çoğunluğu GAAP (Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri) adı verilen Amerikan ya da Avrupa standartlarına göre yazılmış. Türkiye’deki tekdüzen hesap planı bu sistemlerle birebir örtüşmüyor. Bir konfeksiyon firmasının amortisman hesaplaması, bir inşaat firmasının hakediş takibi, ya da bir gıda üreticisinin KDV sınıflandırması — bunların hepsi programa elle işlenmek zorunda kalıyor, eğer sistem önceden ayarlanmamışsa. Konya’daki bir un fabrikasında 2001 başında gördüğüm bir durumu anlatayım: program kurulmuş, çalışıyor, ama KDV beyannamesi için muhasebeciler hâlâ raporu elle düzenliyordu çünkü programın KDV sınıfları Türk mevzuatına göre yapılandırılmamıştı. Program aslında iyi bir programdı — sadece Türkiye için hazırlanmamıştı.İkinci büyük uyarlama alanı para birimi ve döviz yönetimi. Türkiye 2001 yılı itibarıyla yüksek enflasyonla boğuşuyor. Firmalar hem Türk lirası hem dolar, hem de euro cinsinden işlem yapıyor. Üstelik döviz kurları gün içinde bile oynuyor. Yabancı kökenli ERP programlarının pek çoğu tek para birimi ya da en fazla iki para birimi üzerine tasarlanmış. Türkiye’deki bir ihracatçı için bu durum ciddi sorun çıkarıyor. Gaziantep’teki bir halı ihracatçısı, dolar cinsinden sattığı malın TL maliyetini programa işlediğinde, kur farkı hesabı ya hiç yapılmıyor ya da yanlış yapılıyor. Kurulum ekibi bu sorunu program içindeki parametre ayarlarıyla çözüyor — ama bu ayarların baştan yapılması gerekiyor, sonradan değil. Döviz farkı hesaplamalarını sonradan programa eklemek, tüm kayıtları geri dönüp düzeltmek anlamına geliyor; bu da bazen aylarca sürebiliyor.Üçüncü önemli konu kullanıcı alışkanlıkları. Türkiye’de muhasebe ve stok yönetimi çoğunlukla farklı kişiler tarafından, farklı programlarla yapılıyor. Satın alma birimi kendi defterini tutuyor, depo kendi kartoteksini kullanıyor, muhasebeci ise bunları elle birleştiriyor. Büyük ERP sistemleri bu işlemlerin hepsini tek bir ekran üzerinden yapılmasını gerektiriyor. Bu da çalışanlar için büyük bir alışkanlık değişikliği demek. Ankara’daki orta ölçekli bir otomotiv yedek parça distribütöründe şunu gördüm: depo sorumlusu programı açıyor ama sadece eski alışkanlıkla kendi tuttuğu kağıt defterini güncelliyor, programı doldurmayı unutuyor ya da atlıyor. Bir ay sonra program verileri ile gerçek stok birbirini tutmuyor. Burada teknik sorun yok — insan alışkanlığı sorunu var. Uyarlama sadece yazılım ayarı değil, çalışanın sürece dahil edilmesi de demek.Dördüncü uyarlama alanı yerel teknik destek meselesi. Büyük yabancı ERP firmalarının Türkiye’de bayi ağları var. Ama bu bayilerin hepsi aynı düzeyde teknik bilgiye sahip değil. Bazı bayiler kurulum yapıp gidiyor, sorun çıkınca haftalar sonra yanıt geliyor. Bazı firmalar ise bayiyle sözleşme yaparken destek koşullarını net belirlemiyor. İzmir’deki bir ilaç deposu firması, ERP kurulumundan sonraki ilk üç ayda 47 farklı sorunla karşılaştığını söylüyordu — bunların büyük bölümü Türkiye’ye özgü yerel ayarlardan kaynaklanıyordu ve bayi her seferinde merkeze danışmak zorunda kalıyordu. Bu süreçte firma hem zaman kaybetti hem de muhasebe verileri tutarsız kaldı. Satın alma sözleşmesine ‘Türkiye lokalizasyonu tamamlanmış teslim’ maddesi koymak, bu süreci kısaltıyor. Koymayanlara genellikle ek ücret çıkıyor.Peki bir KOBİ yöneticisi ne yapmalı? Önce şunu sorun: ‘Bu program Türk muhasebe mevzuatına göre ayarlanmış mı, yoksa biz mi ayarlayacağız?’ İkinci soru: ‘Döviz kuru ve enflasyon muhasebesi için özel bir modül var mı?’ Üçüncüsü: ‘Türkiye referansları gösterin — hangi firmalarda kurulu, sorabileceğimiz bir yetkili var mı?’ Bu üç soruyu net yanıtlayan bir bayi ya da satıcı bulmak, programı kurup sonra yıllarca sorunla boğuşmaktan çok daha değerli. Global ERP yazılımları gerçekten güçlü araçlar — ama Türkiye için anahtar teslim kurulum, henüz istisnai bir durum. Çoğu zaman o anahtarı siz yapıyorsunuz.