Navision Fabrikaya Kurulmadan Önce Süreç Kağıtta Düzelmeli

Navision’u fabrikaya kurmak, üretimi kendiliğinden standartlaştırmaz. Bu cümleyi duyunca itiraz eden çok oluyor. ‘Biz zaten bu programı standart getirsin diye alıyoruz’ diyorlar. Ama Eskişehir’deki orta ölçekli bir makine imalat atölyesinde — 295 kişinin çalıştığı, ağırlıklı olarak otomotiv yan sanayisine parça üreten bir yerde — tam bu yüzden proje altı ay geri gitti. Program kuruldu, lisanslar ödendi, eğitim yapıldı. Ama üretim raporları hâlâ elden elle yazılıp müdür masasına bırakılıyordu. Yazılım çalışıyordu; süreç çalışmıyordu. Bu makale o ayrımı anlatıyor.Navision, Microsoft’un Danimarkalı bir yazılım şirketinden devraldığı kurumsal kaynak planlama (ERP) programıdır. ERP, bir işletmenin muhasebe, stok, satın alma, üretim ve satış gibi bölümlerini tek bir sistemde birleştiren yazılım türüdür. Küçük bir bakkalda kasiyerin kasayı ve stok defterini ayrı tutması nasıl iş yükü yaratıyorsa, fabrikada da her bölümün kendi kayıtlarını ayrı tutması aynı sorunu yaratır. ERP bunu çözer — ama ancak herkes aynı sisteme aynı bilgiyi girerse. Bu ‘ancak’ kelimesi, projelerin büyük bölümünün takıldığı yerdir.Türkiye’de 2002 başında imalat sektörü zor bir dönemden geçiyor. 2001 krizi birçok orta ölçekli işletmeyi sarstı; ihracat yapanlar kur avantajından yararlandı ama iç pazar durdu. Bu ortamda ‘sistemi düzeltelim’ kararı almak hem cesaret hem de maliyet gerektiriyor. Navision gibi programların Türkiye yetkili bayileri üzerinden satıldığı bu dönemde, kurulum bedeli ve yıllık bakım ücreti küçük bir fabrika için ciddi bir kalem oluşturuyor. Harcama yapılıyor; ama harcamanın karşılığını almak için program kurulmadan önce yapılması gereken bir iş var. O iş kâğıt üzerinde yapılmalı.Kâğıt üzerinde demek şu anlama geliyor: Üretim emri kim açıyor? Hangi belgede, hangi formatta? Malzeme çıkışı depoya kim söylüyor — telefonda mı, faksla mı, yazılı formla mı? Bir parça hatalı çıktığında kayıt nereye düşüyor? Bu soruların yanıtı yoksa ya da ‘patron bilir’ şeklindeyse, Navision o belirsizliği düzeltemez. Program, var olan bir akışı hızlandırır. Akış yoksa program boş çalışır. Eskişehir vakasında asıl sorun buydu: üretim emirleri şeften şefe sözlü geçiyordu, depoda stok kartları tutuluyordu ama güncel değildi, muhasebe faturaları aylık kapanışta toplu işliyordu. Bunların hiçbiri programın içine giremezdi çünkü programa girmeden önce kâğıtta bile tanımlanmamıştı.Peki bu sorun nasıl çözüldü? Proje yeniden başladığında ilk dört hafta bilgisayara hiç dokunulmadı. Üretim şefleriyle tek tek oturuldu; ‘bir iş emri açıldığında ne oluyor?’ sorusu adım adım çizildi. Depodaki stok sayımı elle yapıldı, farklar kayıt altına alındı. Satın alma süreci yazıya döküldü: kim talep ediyor, kim onaylıyor, tedarikçiye kim faks çekiyor, malzeme gelince kim teslim alıyor. Bu adımların her biri kâğıda geçince Navision’ın hangi ekranda hangi bilgiyi istediği netleşti. Program sanki o kâğıt akışının dijital kopyasıydı artık — zaten öyle tasarlanmıştı, ama bunu görmek için önce akışın kendisini görmek gerekiyordu. Programın devreye alınması beş haftada tamamlandı; önceki sekiz ay boyunca tamamlanamamıştı.Burada bir sınırı da açıkça söylemek gerekiyor. Navision her fabrikanın sorununu çözmez. Sipariş bazlı üretim yapan, her ürün farklılaşan atölyeler için standart bir üretim modülü yetmeyebilir. Öte yandan küçük bir atölye — diyelim ki 45-55 kişi, tek ürün ailesi — için Navision fazla karmaşık ve pahalı olabilir. O ölçekte daha sade bir muhasebe ve stok programı yeterli iş görür. Navision’ın gerçekten değer ürettiği yer şurası: birden fazla departman arasında veri paylaşımının zorunlu olduğu, satın alma ile muhasebenin aynı faturayı farklı kayıt etmesinin sorun yarattığı, stok ile üretimin birbirinden habersiz çalıştığı boyut. Bu boyut genellikle 250 ila 400 kişi aralığında başlar. Daha küçük kaldığında sözlü koordinasyon işe yarar; daha büyük olunca SAP gibi sistemler gündemdedir. Navision tam ortadaki bölge için konumlanmış bir program.Eskişehir vakasına dönecek olursak: proje tamamlandıktan üç ay sonra üretim müdürü şunu söyledi — ‘artık sabah işe geldiğimde yarım saatte dünün üretimini görüyorum, önce şefleri tek tek aramak zorunda kalmıyorum.’ Bu bir istatistik değil, bir rahatlama. Ama bu rahatlamanın arkasında istatistik var: aynı parçanın üç farklı kodla stoka girilmesi sorunu ortadan kalktı; ay sonu kapanışı üç günden bir güne indi. Bu kazanımlar programdan değil, programı dolduracak düzenli akıştan geldi. Program sadece o akışı görünür kıldı. Siz de bir üretim standardizasyonu projesi başlatmadan önce kendinize şunu sorun: fabrikamda bir iş emri açıldığında bu iş emrinin izi kâğıt üzerinde — ya da en azından herkesin bildiği bir akışta — var mı? Cevap ‘tam olarak değil’ ise, yazılım almaktan önce o izi çizmek daha değerli bir haftadır.