Bir tekstil firması düşünün. Muhasebe müdürü geçen ay stok raporunu ERP programından değil, ambar görevlisinin tuttuğu Excel tablosundan aldı. Satın alma sorumlusu siparişleri programa girmeden önce kendi not defterine yazıyor. Üretim şefi ise sabah toplantısına kendi hazırladığı tabloyla geliyor. Program kurulu, lisans ücreti ödeniyor, sunucu çalışıyor — ama işler hâlâ eski yöntemle yürüyor. Bu tablo pek çok Türk KOBİ’sinde tanıdık gelir.
ERP (kurumsal kaynak planlaması) programları, şirketin tüm bölümlerini tek bir sisteme bağlamak için tasarlanır. Stok, satın alma, muhasebe, satış — hepsi aynı veri tabanında buluşur. Ama bu bütünlük ancak çalışanlar sistemi gerçekten kullandığında anlam taşır. Kullanım oranı düşük olduğunda — yani çalışanların önemli bir kısmı işlemlerini programa değil başka yerlere kaydediyorsa — şirket aslında iki ayrı sistemi birden yürütüyor demektir. Biri resmi, biri gayri resmi.
Gayri resmi sistemin en yaygın adresi Excel’dir. Excel kötü bir araç değildir; hesap yapmak, liste tutmak için gayet işe yarar. Ama bir şirket stok hareketlerini hem programa hem Excel’e giriyorsa, iki tablonun birbirine uyması gerekir. Uyuşmazlık çıktığında hangisi doğru? Cevap çoğunlukla belirsizdir. Muhasebeci programdaki rakamı alır, ambar görevlisi kendi tablosundaki rakamı savunur. Gerçeği bulmak için iki kişi yarım gün harcayabilir. Bu yarım gün, şirketin parasıdır.
Kullanım oranını ölçmek için karmaşık bir yönteme gerek yok. Şu soruları sorun: Bir haftada kaç stok hareketi programa girildi, kaçı girilmedi? Satış siparişlerinin kaçı sistemde açıldı, kaçı faksla veya telefonla alınıp sadece faturalama aşamasında işlendi? Banka ödemelerinden kaçı muhasebe modülüne aynı gün yansıdı? Bu sayıları tutmak için bir hafta yeter. Sonuç genellikle şaşırtır: pek çok firmada işlemlerin üçte biri ile yarısı program dışında kalır.
Program dışı kalan her işlem iki ayrı maliyet doğurur. Birincisi zaman maliyetidir. Aynı bilgiyi iki yere girmek, iki tabloyu karşılaştırmak, uyuşmazlıkları çözmek — bunların her biri çalışan saati harcar. İkincisi hata maliyetidir. Bir sipariş programa geç girildiğinde stok sayısı yanlış görünür. Yanlış stok sayısı yanlış satın alma kararına yol açar. Fazla alınan mal depoda bekler, sermaye bağlanır. Ya da eksik alınan mal nedeniyle üretim durur, müşteri gecikmeden şikâyet eder. Bu zincirleme etki, aylık lisans ücretinin çok üzerinde bir kayba dönüşebilir.
Kullanım oranını artırmak için önce neden düşük olduğunu anlamak gerekir. Üç temel neden vardır. Birincisi, çalışanlar programı yeterince bilmiyor; ekrana baktıklarında ne yapacaklarını bulamıyorlar ve eski alışkanlıklarına dönüyorlar. İkincisi, programın o bölüm için kurulumu eksik; örneğin ambar modülü açılmış ama barkod okuyucu bağlanmamış, elle giriş zahmetli geliyor. Üçüncüsü, yönetim programı takip etmiyor; kimse sormadığı için çalışan da programa girmeyi zorunlu görmüyor. Bu üç nedenden hangisi geçerliyse, çözüm farklıdır.
Bir KOBİ yöneticisi olarak şu adımı atabilirsiniz: önümüzdeki hafta içinde her bölüm sorumlusuna sorun — ‘Bu hafta hangi işlemleri programa girmediniz, neden?’ Cevapları not edin. Eğer cevap ‘nasıl gireceğimi bilmiyorum’ ise, yazılım firmanızdan ek eğitim isteyin; çoğu yetkili bayi bunu sağlar. Eğer cevap ‘girmek çok zaman alıyor’ ise, o modülün kurulumunu gözden geçirin. Eğer cevap ‘gerek yok, zaten Excel’de var’ ise, o Excel tablosunu kapatma zamanı gelmiş demektir. Program için para ödeniyorsa, programın çalışması gerekir.