Bir tekstil firmasının muhasebe müdürü düşünün. Yıllardır kullandığı defterleri ve kendi kafasındaki düzeni bırakıp yeni bir programa geçiyor. Program yabancı bir firmadan geliyor; menüler Türkçeye çevrilmiş ama işleyiş farklı. İlk hafta içinde müdür şikâyet etmeye başlıyor: ‘Bu program bizim çalışma şeklimize uymuyor.’ Peki gerçekten uymuyor mu, yoksa alışkanlıklar mı değişmek istemiyor? Bu soruyu sormadan ERP (kurumsal kaynak planlaması) projesini doğru yönetmek mümkün değil.
Uluslararası bir ERP programı Türkiye’ye geldiğinde bazı şeyleri değiştirmek zorundasınız. Türk Ticaret Kanunu’nun gerektirdiği hesap planı, Vergi Usul Kanunu’na göre düzenlenen fatura bilgileri, Türk Lirası ve kuruş formatı, SSK (Sosyal Sigortalar Kurumu) bildirgelerine uygun bordro hesaplamaları — bunlar zorunlu uyarlamalardır. Program bu noktalarda Türkiye’nin yasal çerçevesine uymak zorunda. Aksi hâlde muhasebe kayıtlarınız geçersiz sayılır, vergi dairesinde sorun yaşarsınız. Bu tür uyarlamalar tartışılmaz.
Ama bir de şu var: Firmanın onlarca yıldır kullandığı fatura numaralandırma sistemi, müşteri kodlarının yazılış biçimi, raporların ekrana gelme sırası. Bunlar da ‘uyarlanmalı’ diye talep listesine giriyor. Yazılım firması her talebi karşılamaya çalışıyor, proje uzuyor, maliyet artıyor. Ve sonunda ortaya çıkan program artık standart bir ERP değil, o firmanın alışkanlıklarına göre yamalarla dolu özel bir yazılıma dönüşmüş oluyor. Bu en yaygın hatalardan biri.
Zorunlu uyarlama ile alışkanlık uyarlamasını birbirinden ayırt etmek için tek bir soru sormak yeterli: ‘Bu değişikliği yapmazsak yasal bir sorunla karşılaşır mıyız, yoksa sadece eski düzenimizi kaybetmiş mi oluruz?’ Cevap yasal sorunsa uyarlama zorunludur. Cevap alışkanlıksa programın standart işleyişini korumak daha akıllıca. Çünkü standart işleyiş, o yazılımın en iyi çalıştığı hâlidir. Üreticinin yıllarca geliştirdiği, düzelttiği, iyileştirdiği süreçtir. Siz onu bozduğunuzda ileriki güncellemelerde sorun çıkması kaçınılmaz olur.
Somut bir örnek verelim. Stok takibi konusunda program, malzemeyi depo bazında kayıt altına alıyor. Ama firma yıllardır her depoyu ayrı bir defterde tutuyordu ve çalışanlar buna alışkın. Müdür ‘program bizim yöntemimize göre çalışsın’ diyor. Oysa programın depo bazlı stok yönetimi aslında daha düzenli ve daha hızlı bir çözüm sunuyor. Burada yapılacak doğru şey programı değiştirmek değil, çalışanları programın işleyişine alıştırmak. Bir haftalık eğitim çoğu zaman bu sorunu çözüyor. Ama bu eğitim yapılmadan önce değişiklik talebi listesine giriyor ve proje bütçesini şişiriyor.
Türkiye’de ERP projelerinin önünde duran gerçek bir engel var: Yetkili bayi ile yazılım üreticisi arasındaki iletişim kopukluğu. Yerel bayi müşterinin her talebini üreticiye iletmek zorunda kalıyor, üretici bu taleplerin hangisinin gerçekten zorunlu olduğunu bilmiyor. Sonuç olarak bazı projeler teslim tarihini aylarca aşıyor. Bunu önlemenin yolu, proje başında bir ‘uyarlama listesi’ çıkarmak ve her maddenin yanına ‘yasal zorunluluk’ ya da ‘alışkanlık talebi’ yazmak. Bu liste hem firma yöneticisine hem yazılım firmasına yol gösteriyor.
ERP programı seçerken ve uygularken şu kriteri aklınızda tutun: Türk mevzuatına uyum konusunda yazılım firmasına veya yetkili bayiye doğrudan sorun, referans müşteri isteyin. Fatura formatı, hesap planı, bordro hesaplamaları gibi konularda başka Türk firmalarının o programı nasıl kullandığını öğrenin. Alışkanlıklarınızı değiştirmeye hazır olun; programı değil. Zorunlu uyarlamalar için yazılı taahhüt alın ve bu taahhütleri sözleşmeye ekleyin. Böyle bir yaklaşımla hem projeniz zamanında tamamlanır hem de ileride güncelleme yaparken başınız ağrımaz.