Muhasebe birimi ay sonu raporunu kapatıyor. Satış müdürü aynı ay için kendi tablosunu çıkarmış. İkisi yan yana konulduğunda rakamlar tutmuyor. Biri ‘müşteri’ derken karşı taraf farklı bir listeye bakıyor; biri ürünü tek kalemde gösterirken diğeri üç ayrı satırda topluyor. Bu tablo Türkiye’deki pek çok orta ölçekli işletmede tanıdık gelir. Sorun, çalışanların dikkatsizliği değil. Sorun, farklı programların aynı şeyi farklı adlarla ve farklı dönemlerle kaydetmesidir.
Veri ambarı (birden fazla programdan gelen bilgilerin tek bir yerde toplandığı ve raporlamaya hazır hale getirildiği sistem) tam bu sorunu çözmek için kurulur. Ancak bu sistemi kurmak, sadece programları birbirine bağlamaktan ibaret değildir. Asıl iş, programların birbirinden farklı konuştuğu yerleri bulmak ve hepsinin aynı dili konuşmasını sağlamaktır. Buna teknik dilde ‘veri uyumlandırma’ denir; ama işin özü şudur: kim neyi nasıl tanımlıyor, bunu masaya yatırmak.
En sık karşılaşılan sorun müşteri tanımıdır. Muhasebe programı müşteriyi vergi numarasına göre kaydeder. Satış programı ise aynı firmayı ticari unvanına göre, hatta bazen şubesine göre ayrı ayrı açmış olabilir. Bir müşteri muhasebede tek kayıt iken satışta üç farklı kayıt olarak görünebilir. Raporları birleştirmeye çalıştığınızda rakamlar şişer ya da eksik kalır. Çözüm, her iki programda da o müşteriyi temsil eden ortak bir kod belirlemektir. Bu kod, iki sistemin de anlayacağı ‘köprü’ görevi görür.
İkinci büyük sorun ürün tanımıdır. Muhasebe, ürünü stok kodu üzerinden takip eder. Satış ekibi ise bazen ürünü kampanya adıyla, bazen de ambalaj büyüklüğüne göre farklı isimlerle kaydeder. Operasyon tarafı ise aynı ürünü üretim hattına göre sınıflandırır. Veri ambarı kurulmadan önce bu üç farklı listenin tek bir ortak tabloya dönüştürülmesi gerekir. Bu tabloya ‘boyut tablosu’ ya da daha sade bir deyişle ‘tanım sözlüğü’ denir. Sözlük bir kez doğru kurulursa raporlar her seferinde elle düzeltilmek zorunda kalmaz.
Üçüncü sorun dönem uyumsuzluğudur ve çoğu zaman en sinsi olanıdır. Muhasebe faturayı tahakkuk tarihine göre kaydeder. Satış ekibi ise siparişin alındığı tarihe göre raporlar. Operasyon sevkiyatın çıktığı tarihi esas alır. Aynı işlem üç farklı aya düşebilir. Hangi ay gerçek satış ayıdır? Bu sorunun cevabı işletmeden işletmeye değişir; ama cevap bir kez verilmeli ve tüm programlar o karara göre hizalanmalıdır. Aksi halde her ay sonu aynı tartışma yeniden başlar.
Ortak tanım sözlüğünü kurmak teknik bir iş olduğu kadar insani bir iştir. Muhasebe müdürü, satış müdürü ve varsa depo sorumlusu aynı masaya oturmalıdır. Her biri kendi programındaki tanımları açıklamalı, farklılıklar not edilmeli ve ortak bir karar alınmalıdır. Bu toplantılar uzun sürebilir. Tartışmalar çıkabilir. Ama bu adım atılmadan kurulan veri ambarı, birkaç ay içinde yeniden tutarsız raporlar üretmeye başlar. Teknik kurulum ne kadar iyi yapılırsa yapılsın, tanımlar uyumsuzsa sonuç da uyumsuz olur.
Veri ambarı projesine başlamayı düşünen bir KOBİ yöneticisi için en önemli ilk adım şudur: teknik ekibe değil, kendi departman yöneticilerine sorun. ‘Siz müşteriyi nasıl tanımlıyorsunuz, ürünü nasıl sınıflandırıyorsunuz, hangi tarihi esas alıyorsunuz?’ Bu üç sorunun cevabı kağıda dökülmeden, hiçbir program kurulumu kalıcı sonuç vermez. Teknik altyapı ilerleyen aşamada gelir; ama sözlük, en başta kurulur.