ERP Projesinde Danışmanın Rolü: Analizden Uygulamaya Geçiş

Geçen yıl Konya’da orta ölçekli bir un ve makarna üreticisinde çalışmaya başladığımda, firmanın sahibi benden iki şey istedi: birincisi, mevcut muhasebe programını yeni bir kurumsal kaynak planlama yazılımıyla — kısaca ERP (enterprise resource planning) ile — değiştirmek; ikincisi, bunu altı haftada bitirmek. İki istek de mantıklı görünüyordu. Firma 312 kişi çalıştırıyor, üretim hattı sekiz ayrı ürün grubunu kapsıyor, stok takibi ise hâlâ el yazısıyla tutulan karteks defterleriyle yapılıyordu. Sahibin acelesi anlaşılırdı. Ama ben o ilk toplantıda ‘evet’ demedim. Çünkü sahada öğrendiğim en kritik ders şuydu: ERP danışmanının asıl değeri teknik bilgisinden değil, müşterinin henüz sormadığı soruları sorabiliyor olmasından gelir.ERP yazılımı, bir işletmenin muhasebe, stok, satın alma, üretim ve satış süreçlerini tek bir ortak veritabanında birleştiren entegre bir bilgisayar sistemidir. Bunu şöyle düşünün: şu an ayrı ayrı çalışan kasiyerler, depo sorumluları ve muhasebeciler tek bir ortak defter üzerinde çalışmaya başlar. Birinin girdiği bilgi anında diğerinin ekranına yansır. Bu kulağa basit gelir. Ama sahaya inince anlıyorsunuz ki sorun yazılımın kendisinde değil, o defteri kimin nasıl tuttuğunda yatıyor. Konya’daki firmada muhasebe departmanı on yıldır aynı yöntemle çalışıyordu. Satın alma sorumlusu faturayı önce el yazısıyla deftere işliyor, sonra ayrı bir programa giriyordu. Hiç kimse bu ikili kayıt alışkanlığının neden sürdüğünü sorguamlığından bu yana kimse sorgulamıştı. Ben ilk iş olarak bunu sordum.İşte burada danışmanın gerçek rolü başlıyor. Çoğu firma bir ERP projesine başlarken tek bir soruyu sorar: ‘Hangi yazılımı alalım?’ Oysa önce sorulması gereken soru şudur: ‘Hangi sürecimizi düzeltmeden bu yazılım işe yaramaz?’ Bu ikisi arasındaki fark projeyi kurtarır ya da batırır. Konya firmasında ön analiz aşamasında üç hafta geçirdim. Bu üç haftada sadece satın alma, üretim ve stok süreçlerini değil, hangi bilginin nerede takıldığını haritaladım. Ortaya çıkan tablo şaşırttı: satın alma siparişlerinin yarısından fazlası sözlü iletişimle başlıyor, yazıya dönüşmesi iki ile dört gün arasında değişiyordu. Bunu ölçen kimse yoktu çünkü hiç kimse bunun ölçülmesi gereken bir şey olduğunu düşünmemişti. Danışman bu noktada bir yazılım uzmanından çok bir süreç dedektifi gibi çalışır.Analiz bittikten sonra gelen aşama çoğu zaman daha zordur: müşteriye bazı alışkanlıklardan vazgeçmesini söylemek. Konya firmasının patronu, yeni sistemde her satın alma siparişini üç ayrı kişinin onaylamasını istedi. ‘Kontrol olsun’ dedi. Ben bunun programa nasıl yansıyacağını gösterdim: her sipariş ortalama iki gün bekleyecek, onay zinciri tıkandığında üretim duracaktı. Patron itiraz etti. Tartıştık. Sonunda tek onay yeterli oldu, büyük alımlar için ikinci onay şartı eklendi. Bu küçük bir ödün gibi görünebilir ama pratikte siparişten teslimata geçen süre yüzde elli ikinin altında kaldı ve onay bekleyen iş kalemi sayısı ciddi ölçüde azaldı. Bir danışman müşterinin her isteğine evet dese bu sonucu elde edemezdi. Doğrudan ‘hayır’ demek bazen işin ta kendisidir.Kullanıcı alışkanlıkları ise ayrı bir problem. Yeni bir bilgisayar sistemini devreye almak, insanlara yeni bir dil öğretmek gibidir. Depo sorumlusu yıllarca karteks defterine baktı; şimdi ekrana bakması gerekiyor. Muhasebeci her gün sabah önce eski programı açma alışkanlığından kolay vazgeçmiyor. Burada danışmanın teknik bilgisi değil, insan sabırlılığı devreye giriyor. Konya’da eğitimi iki aşamada planladım: önce muhasebe ve satın alma ekibi, iki hafta sonra depo ve üretim ekibi. Her grupta beşer kişilik oturumlar yaptım. Ekran başında gösterdim, not aldırdım, hata yapıp düzeltmelerine izin verdim. Bir depo sorumlusu ilk hafta ‘bu program benden zeki’ dedi. Üçüncü haftada aynı kişi yanlış girişi kendisi fark edip düzeltti. Eğitim tek seferlik bir sunum değil, tekrar gerektiren bir süreçtir.Entegrasyon noktaları ise en sık göz ardı edilen konudur. Firmada muhasebe programı ayrı çalışıyordu; üretim takibi ayrı bir tabloda tutuluyordu; banka ekstreleri elle işleniyordu. Yeni ERP sistemi devreye girdiğinde bu üç ayrı akışın tek sisteme nasıl bağlanacağını baştan planlamak gerekiyordu. Banka hareketlerini sisteme aktarmak için ODBC bağlantısı — yani iki program arasında veri köprüsü kuran bir teknik araç — kullandık. Üretim takibi için ise ayrı bir modül değil, mevcut stok modülünün genişletilmiş kullanımını seçtik. Sebebi basitti: firma bu genişlemeyi kendi başına yönetebilmeliydi; bana sürekli bağımlı kalmamalıydı. Danışmanın çıkış planı, giriş planı kadar önemlidir. Proje bitmeden müşteri kendi başına yürüyebilmeli.ERP danışmanı hakkındaki en yaygın yanlış anlama şudur: teknik bilgisi ne kadar derin olursa proje o kadar başarılı olur. Bu doğru değil. Teknik bilgi gereklidir ama yeterli değil. Asıl fark yaratan, sahaya ilk gittiğinde doğru soruları sormak, müşterinin beklentilerini gerçeğe çekmek ve bazı taleplere nezaketle direnmektir. Konya firmasında altı haftalık söz yerine on bir hafta sürdü proje. Ama sistem bugün çalışıyor. Satın alma kayıtları eksiksiz. Stok sayımı artık karteks defteriyle değil ekranla yapılıyor. Patron ilk haftalarda sabırsızlandı; son haftada teşekkür etti. Bir sonraki ERP projesine başlamadan önce kendinize şunu sorun: yazılımı satın almaya mı, yoksa süreci düzeltmeye mi hazırım? İkincisine hazır değilseniz, yazılım size yardım etmez.