Patron sabah erken gelir, muhasebeciden geçen ayın satış rakamlarını ister. Muhasebeci Excel’e bakar, birkaç tabloyu birleştirir, bir şeyler yazar, yazıcıdan çıktı alır. Bu iş yarım saat sürer, bazen bir saat. Patron o süre zarfında başka işlerle uğraşır, rakamları öğrendiğinde konu çoktan geçmiş olur. Türkiye’deki pek çok küçük ve orta ölçekli işletmede karar alma süreci tam olarak böyle işliyor. Aylık raporlar hazırlanıyor, ama hazır olduğunda yöneticinin ihtiyacı olan an geride kalıyor.
İşte bu sorunu çözmek için geliştirilen yazılım türüne BI (İngilizce ‘Business Intelligence’, yani iş zekası) deniyor. BI yazılımı, şirketin muhasebe, stok ve satış programlarındaki verileri bir araya getiriyor ve yöneticinin istediği soruya hazır bir cevap sunuyor. Bunu bir kütüphane gibi düşünebilirsiniz: kitaplar zaten raflarda sıralı, siz sadece hangi kitabı istediğinizi söylüyorsunuz. Muhasebecinin her seferinde ayrıca bir şeyler hazırlamasına gerek kalmıyor.
Bu tür yazılımlar çalışma biçimi olarak şöyle işliyor: şirketin mevcut programlarından veriler belirli aralıklarla çekiliyor ve ayrı bir veri tabanına aktarılıyor. Bu işleme teknik dilde ‘veri ambarı’ ya da ‘datawarehouse’ deniyor. Yönetici bilgisayarında bir ekran açıyor, hazır sorgu şablonlarından birini seçiyor ve sonucu birkaç saniyede görüyor. ‘Bu ay en çok hangi ürün satıldı?’, ‘Hangi müşteri en fazla borçlu?’, ‘Geçen ay ile karşılaştırınca gider kalemi nerede arttı?’ gibi sorular için önceden hazırlanmış şablonlar var. Yönetici her seferinde muhasebeciden bir şey istemek zorunda kalmıyor.
Bu modelin en somut faydası zaman kazandırmasıdır. Aylık rapor döngüsünde çalışan bir şirkette yönetici kritik bir bilgiye ulaşmak için bazen haftalar beklemek zorunda kalıyor. BI yazılımıyla bu süre birkaç dakikaya iniyor. Bir tekstil firmasında üretim müdürü hangi kumaşın stoğunun kritik seviyeye düştüğünü görmek için depo sorumlusunu aramak yerine ekranına bakıyor. Karar anında veri önünde oluyor. Bu basit bir değişim gibi görünse de iş hayatında büyük fark yaratıyor: doğru bilgiye zamanında ulaşmak, yanlış kararı ya da geç kararı önlüyor.
İkinci önemli fayda yetki tanımlarıdır. Her yönetici her veriye bakmamalı. Satış müdürü satış rakamlarını görüyor ama maaş bordrolarını görmüyor. Finans direktörü tüm mali verilere erişiyor ama üretim planlamasının ayrıntılarına girmiyor. BI yazılımlarında bu yetki tanımları önceden yapılıyor. Kimin neyi göreceği sistem üzerinden belirleniyor. Böylece hem bilgi güvenliği sağlanıyor hem de her yönetici kendi alanına ait verilere odaklanıyor. Patron isterse tüm ekrana bakıyor, müdürler ise yalnızca kendi bölümlerini görüyor.
Üçüncü fayda karşılaştırmalı analiz imkanıdır. Tek bir aya ait rakam tek başına pek bir şey söylemiyor. Ama aynı rakamı geçen yılın aynı ayıyla ya da bütçeyle yan yana koyduğunuzda tablo netleşiyor. BI yazılımları bu karşılaştırmaları otomatik olarak yapıyor. Yönetici ‘bu ay gider neden arttı?’ diye sorduğunda yazılım hem bu ayın rakamını hem de geçen yılın aynı döneminin rakamını aynı ekranda gösteriyor. Muhasebecinin iki ayrı tabloyu açıp elle karşılaştırmasına gerek kalmıyor.
Ancak bu tür bir yazılımı kurmak kolay değil. Önce şirketin mevcut programlarından veri çekilmesi gerekiyor. Muhasebe programı, stok takip programı ve varsa satış programı birbirinden farklı veri yapılarında çalışıyorsa bu verileri bir araya getirmek teknik bilgi istiyor. Çoğu zaman yetkili bir danışman ya da yazılım firması bu kurulumu yapıyor. Ayrıca hazır şablonların şirkete özel uyarlanması gerekiyor. Her sektörün sorduğu sorular farklı. Bir gıda toptancısının ihtiyacı ile bir makine imalatçısının ihtiyacı aynı değil. Bu uyarlama süreci zaman alıyor ve ek maliyet çıkarabiliyor. Kurulum tamamlanana kadar yönetim eski yöntemle çalışmaya devam ediyor.
Bu yazılıma yatırım yapmayı düşünen bir KOBİ yöneticisi şu soruyu sormalı: şirkette ayda kaç kez ‘bu rakam nerede?’ diye soruyorum ve cevabı beklemek zorunda kalıyorum? Eğer bu durum haftada birkaç kez yaşanıyorsa ve her biri yarım saati aşıyorsa, BI yazılımının maliyeti kısa sürede geri dönüyor. Ama önce mevcut muhasebe ve stok programlarının düzenli ve doğru veri üretip üretmediğini kontrol etmek gerekiyor. BI yazılımı mevcut veriyi düzenlemez; sadece orada olanı düzenli biçimde gösterir. Veri kirliyse ekranda da kirli görünür. Bu nedenle önce veri düzeni, sonra analiz aracı mantığı doğru sıradır.