Bir tekstil firmasının muhasebe müdürü düşünün. Genel müdür, satış rakamlarını her hafta masasında görmek istiyor. Bilgi işlem bölümüne haber veriliyor, iki hafta sonra bir rapor geliyor. Müdür rapora bakıyor, bir şeyler eksik. ‘Bölge bazında kırmak lazım’ diyor. Bilgi işlem yeniden devreye giriyor. Bir hafta daha geçiyor. Yeni rapor geliyor, bu sefer tarih aralığı yanlış. Süreç böyle sürüp gidiyor. Aylar sonra o rapor kimsenin açmadığı bir klasörde duruyor. Bu senaryo, Türkiye’deki pek çok orta ölçekli şirkette tanıdık gelir.
İş zekâsı (BI — Business Intelligence) projeleri, şirketin elindeki ham veriyi anlamlı bilgiye dönüştürmeyi amaçlar. Satış, stok, maliyet, tahsilat — bunların hepsi ayrı ayrı kayıtlarda durur. BI yazılımı bu kayıtları bir araya getirir ve yöneticiye ‘şu an ne oluyor?’ sorusunu yanıtlayan raporlar sunar. Ama bu yazılımı kurmak tek başına yetmez. Asıl mesele, hangi raporun ne anlama geldiğini, hangi sayının nasıl hesaplandığını kimin belirleyeceğidir.
Çoğu şirkette bu sorunun cevabı ‘bilgi işlem’ oluyor. Oysa bilgi işlem bölümü teknik işi bilir; veritabanını kurar, programı çalıştırır, sunucuyu ayarlar. Ama ‘brüt kâr marjı’ nasıl hesaplanır, iskonto dahil mi değil mi, iade edilen mal satışa sayılır mı sayılmaz mı — bunların cevabı bilgi işlemde değil, satış müdüründe ya da muhasebe şefinde durur. Bu bilgi olmadan yazılan rapor, teknik olarak doğru ama iş olarak anlamsız çıkar. Kimse kullanmaz.
İş birimi sahipliği tam da burada devreye girer. Raporlama projesinde iş biriminin — yani satış, üretim, muhasebe gibi bölümlerin — aktif rol üstlenmesi gerekir. Bu rol üç şeyi kapsar: göstergelerin tanımlanması, verinin doğruluğunun onaylanması ve raporun gerçekten kullanılması. Gösterge (KPI — kilit performans göstergesi) demek, ‘bu sayı bize ne anlatıyor?’ sorusunun cevabıdır. Bunu bilgi işlem değil, o işi yapan bölüm bilir. Bir depo sorumlusu ‘stok devir hızı’ kavramını müdürden daha iyi açıklar; çünkü her gün o hesabı zihninde yapar.
Veri sahipliği de benzer şekilde çalışır. Bir raporda satış rakamı yanlış çıktığında kim düzeltecek? Bilgi işlem ‘veri böyle geliyor’ der. Satış bölümü ‘biz böyle girmiyoruz’ der. İkisi arasında rapor havada kalır. Eğer satış bölümü baştan ‘bu verinin doğruluğundan ben sorumluyum’ diye sahiplenirse, hata kaynağı çok daha hızlı bulunur. Sahiplik, hesap verebilirlik demektir. Hesap verebilirlik olmadan veri kalitesi de olmaz.
Pratikte bu nasıl görünür? Projenin başında bilgi işlem ile iş birimi aynı masaya oturur. Hangi raporlar lazım, hangi sayılar bu raporlarda yer alacak, bu sayılar nereden geliyor — bunlar tek tek yazılır. Sonra bilgi işlem teknik tarafı kurar, iş birimi test eder. ‘Bu rakam doğru mu?’ sorusunu soran iş birimidir. Rapor yayına girdikten sonra da ‘bu raporu kim haftalık olarak takip edecek?’ sorusunun cevabı net olmalıdır. İsim konulmazsa rapor sahipsiz kalır, sahipsiz rapor kullanılmaz.
Burada en sık yaşanan sorun şudur: iş birimi yöneticileri bu sürece zaman ayırmak istemez. ‘Biz işimizle meşgulüz, bilgi işlem halletsin’ tutumu yaygındır. Oysa bilgi işlem hiçbir zaman ‘satış müdürünün hangi rakama bakması gerektiğini’ bilemez. Bu bilgi ancak satış müdüründen gelir. Zaman ayırmak zorunda. Proje başında bir iki toplantı, test aşamasında birkaç saat — bu yatırım yapılmazsa, teslim edilen rapor kullanılmaz hale gelir ve tüm proje boşa gider.
Bir BI projesine girişmeden önce şu soruyu sorun: ‘Hangi bölüm hangi rapordan sorumlu olacak ve bu bölümün yöneticisi projeye aktif katılmayı kabul etti mi?’ Cevap net değilse projeyi başlatmayın. Önce bu sahipliği kurun, sonra teknik adımlara geçin. Bilgi işlem ne kadar iyi olursa olsun, iş birimi sahipliği olmadan BI projesi tutmaz.