Bir tekstil firmasının deposuna gidin. Raflar mal dolu ama hangi malın ne zaman geldiğini kimse tam bilmiyor. Müşteri siparişi geliyor, depo görevlisi koşuşturuyor, fatura gecikiyor. Patron sinirli, muhasebeci şaşkın. Bu tablo Türkiye’deki pek çok küçük ve orta ölçekli işletmede tanıdık geliyor. Sorun çoğu zaman çalışanların tembelliği değil. Sorun, tedarik zincirinin hiç ölçülmemesi.
SCM (Supply Chain Management — tedarik zinciri yönetimi), hammaddeden başlayıp müşteriye ulaşana kadar malın izlediği yolun tamamını kapsar. Satın alma, depo, üretim, sevkiyat — hepsi bu zincirin halkası. Ancak bu zinciri yönetmek için önce nerede durduğunuzu bilmeniz gerekiyor. Neyi ölçeceğinizi bilmeden karar vermek, karanlıkta yürümek gibidir. Yanlış adım atarsınız ama fark etmezsiniz.
İlk bakılacak gösterge teslimat performansıdır. Müşteriye söz verilen tarihte mal gidiyor mu? Bu sorunun cevabı çoğu zaman ‘bazen’ oluyor. Bir bilgisayar programı bu soruyu net rakamla yanıtlayabilir: geçen ay verilen siparişlerin yüzde kaçı zamanında teslim edildi? Cevap yüzde seksenin altındaysa bir sorun var demektir. SCM yazılımı bu takibi otomatik tutar. Hangi siparişin geciktiğini, neden geciktiğini kayıt altına alır. Böylece patron her seferinde depo şefini aramak zorunda kalmaz.
İkinci önemli gösterge stok devir hızıdır. Bu kavramı şöyle düşünün: rafınızdaki mal ne kadar hızlı satılıp yenileniyor? Yavaş dönen stok, rafta bekleyen paradır. Bir tekstil firmasında kumaş aylarca depoda bekliyorsa hem yer kaplıyor hem de para bağlıyor. Stok devir hızı hesabı basittir: belirli bir dönemde satılan malın toplam değerini, o dönemdeki ortalama stok değerine bölersiniz. Sonuç ne kadar yüksekse stok o kadar verimli çalışıyor demektir. SCM programları bu hesabı otomatik yapıp size periyodik rapor verebilir. Eskiden bu hesabı muhasebeci elle yapardı ve genellikle yılda bir kez bakılırdı. Yazılımla haftalık takip mümkün hale geliyor.
Üçüncü gösterge tedarik süresidir (lead time). Bir hammadde siparişi verdiğinizde tedarikçiden elinize geçene kadar kaç gün geçiyor? Bu süreyi bilmeden üretim planı yapamazsınız. Tedarikçi ‘on günde gelir’ diyor ama gerçekte on beş gün sürüyorsa üretim durur, müşteri bekler. SCM programı her tedarikçi için bu süreyi kaydeder ve ortalama hesaplar. Bir tedarikçinin performansı düşmeye başladığında siz daha sipariş vermeden bunu görebilirsiniz. Bu bilgi fiyat pazarlığında da işe yarar: tedarikçiye ‘geçen altı ayda ortalama teslimat süreniz on üç gün oldu, sözleşmede on gün yazıyor’ diyebilirsiniz. Elinizde rakam varsa masada daha güçlü durursunuz.
Bu üç göstergeyi takip etmek kulağa kolay geliyor ama pratikte ciddi engeller var. Birincisi, veriyi toplamak zor. Birçok KOBİ’de siparişler faksla geliyor, depoya kâğıt irsaliye gidiyor, muhasebe ayrı bir programa giriyor. Bu üç nokta birbirine bağlı değil. SCM yazılımı devreye girdiğinde tüm bu bilgilerin tek bir sisteme girilmesi gerekiyor. Başlangıçta bu iş ağır geliyor; personel alışkanlıklarını değiştirmek kolay olmuyor. İkincisi, yazılımın kurulumu ve öğrenilmesi zaman alıyor. Yerel bir yetkili bayi olmadan kurulum çoğu zaman yarım kalıyor. Telefon desteği yeterli olmuyor; biri gelip yerinde göstermeli. Üçüncüsü, 2001 krizi sonrasında birçok işletme yatırım konusunda çekingen. Yazılım maliyeti küçük görünse bile eğitim, bakım ve zaman maliyetleri eklenince tablo değişiyor.
Tüm bu zorluklara rağmen ölçüm yapmadan ilerlemenin bedeli daha yüksek. Hangi tedarikçinin güvenilir olduğunu bilmiyorsanız yanlış tedarikçiyle çalışmaya devam edersiniz. Stok devir hızınızı bilmiyorsanız rafta yıllarca bekleyen malın farkında olmazsınız. Teslimat performansınızı ölçmüyorsanız müşteri kaybının gerçek nedenini bulamazsınız. SCM programına geçmeyi düşünen bir KOBİ yöneticisi için ilk adım şu soruyu sormaktır: şu an bu üç göstergeyi takip edebiliyor muyum? Cevap ‘hayır’ ya da ‘tam olarak değil’ ise yazılım yatırımını değerlendirme vakti gelmiş demektir. Büyük bir sistem kurmak zorunda değilsiniz; önce bu üç metriği düzgün kaydeden, raporlayan bir program yeterli. Geri kalanı zamanla gelir.