Bir tekstil fabrikasında iplik deposu sorumlusunu düşünün. Sabah işe geldiğinde hangi siparişin sevk edildiğini, hangi malzemenin yolda olduğunu, hangi makinenin boşta kaldığını bilmek istiyor. Ama bu bilgiler dört ayrı kişinin elinde, üç ayrı kağıt formda ve bir de muhasebecinin bilgisayarında dağınık halde duruyor. İşte tedarik zinciri görünürlüğü (SCM – Supply Chain Management) tam olarak bu dağınıklığı gidermek için var. Peki bu görünürlüğü sağlamak için hangi verilere ihtiyaç var ve bu veriler nereden geliyor?
Tedarik zinciri görünürlüğü, bir ürünün hammaddeden müşteriye ulaşana kadar geçtiği her adımı takip edebilmek demek. Bunu sağlamak için dört temel veri grubuna ihtiyaç var: sipariş durumu, sevkiyat konumu, stok seviyesi ve kapasite bilgisi. Bu dört grup birbirini tamamlıyor. Birini bilip diğerini bilmemek, arabanın sadece ön camından bakıp yan aynalarını kapatmak gibi bir şey.
Sipariş durumu verisi en temel olanı. Müşteriden gelen sipariş ne zaman alındı, üretim planına ne zaman girdi, hangi aşamada tamamlandı, ne zaman sevk edildi? Bu soruların cevabı çoğu zaman ya satış elemanının not defterinde ya da muhasebe programının fatura ekranında gizli. Oysa bu bilginin günlük, hatta saatlik olarak güncellenmesi gerekiyor. Sipariş takibi yapan bir yazılım bu veriyi merkezi bir yerde toplarsa, hem satış birimi hem de depo aynı ekrana bakabilir. Günde bir kez elle girilen veri bile hiç yoktan iyidir; asıl sorun bu verinin hiç toplanmaması.
Sevkiyat konumu verisi bir adım daha ileri gidiyor. Mal depoya girdi mi, kamyona yüklendi mi, gümrükte mi bekliyor, müşteriye ulaştı mı? Büyük firmalar bu takibi kargo şirketlerinden gelen faks veya telefon bildirimleriyle yapıyor. Orta ölçekli bir KOBİ için ise çoğu zaman sürücünün cep telefonundan arama yapması yeterli sayılıyor. Ama bu bilgiyi düzenli olarak bir programa işlemek, ilerleyen haftalarda ‘o sevkiyat ne oldu?’ sorusunun cevabını dakikalar içinde bulmayı sağlıyor. Sevkiyat verisi günde bir kez, her teslimat tamamlandığında sisteme girilmeli.
Stok seviyesi verisi belki de en kritik olanı. Depoda ne kadar hammadde var, yarı mamul ne durumda, bitmiş ürün stoğu kaç birim? Bu veriyi doğru tutmak için her giriş ve çıkışın programa işlenmesi şart. Stok takibi yapan bir yazılım kullanılıyorsa, depo görevlisinin her hareketi sisteme girmesi gerekiyor. Haftada bir yapılan sayım ve programa işleme bile temel bir görünürlük sağlıyor. Ama sayımlar arasındaki farklar büyükse, yani program 500 birim diyor ama depoda 420 birim varsa, o zaman veri güvenilir değil demektir ve görünürlük de gerçek değil.
Kapasite verisi ise en çok ihmal edilen grup. Hangi makinede kaç saat kapasite kaldı, hangi vardiya dolu, hangi tedarikçi şu an ne kadar sipariş alabiliyor? Bu bilgiler çoğu zaman ustabaşının kafasında ya da üretim şefinin ajandасında saklı kalıyor. Ama bu veriyi bile haftada bir kez basit bir tabloya dökmek, yeni siparişlerin gerçekçi teslim tarihleriyle karşılanmasını sağlıyor. Kapasite verisini düzenli toplamayan bir firma, müşteriye söz verirken körü körüne hareket ediyor demektir.
Peki bu dört veri grubunu toplamak için ne gerekiyor? Çok karmaşık bir sistem kurmak zorunda değilsiniz. Temel düzeyde, satın alma, üretim, depo ve sevkiyat adımlarının her birinde sorumlu bir kişi ve bu kişinin düzenli olarak bilgi girdiği ortak bir program yeterli. Bu program bir ERP (kurumsal kaynak planlama) yazılımı olabilir ya da başlangıç için bile basit bir stok ve sipariş takip programı işe yarar. Önemli olan her birimin kendi köşesinde ayrı veri tutması yerine hepsinin aynı sisteme bakması. Veri girişi sıklığı konusunda ise şunu söylemek gerekir: sipariş ve sevkiyat bilgisi her hareket sonrasında, stok bilgisi en az haftada bir, kapasite bilgisi ise en az haftada bir güncellenmeli.
Tedarik zinciri görünürlüğü kurmak isteyenler için en önemli karar şu: hangi veriyi kim girecek ve ne zaman girecek? Sistemi kurmadan önce bu soruların cevabını netleştirmek gerekiyor. Çünkü en iyi yazılım bile veri girilmezse işe yaramıyor. Küçük bir firmada bu sorumlulukları belirlemek bir toplantıyla halledilebilir. Önemli olan başlamak ve veri disiplinini iş rutininin bir parçası haline getirmek. Görünürlük, pahalı bir yazılımdan değil, düzenli ve doğru veri girişi alışkanlığından doğuyor.