Muhasebeci her sabah masa başına geçiyor, bir yığın fatura ve banka ekstresiyle boğuşuyor. Deftere işlenecek onlarca kalem var. Ay sonu geldiğinde ise patron bilanço istiyor, ama rakamları toplamak günler alıyor. Türkiye’deki pek çok küçük ve orta ölçekli işletme tam da bu tabloyla yaşıyor. Navision Financials gibi entegre muhasebe programları tam bu noktada devreye giriyor. Program, dağınık kayıtları tek bir sisteme topluyor ve raporları elle hesaplamak yerine birkaç tıklamayla ekrana getiriyor. Bunu okurken belki aklınıza ‘bu bize göre mi?’ sorusu geliyor. O sorunun yanıtı büyük ölçüde programın yapısında gizli.
Navision Financials, modüler (parçalı) bir yapıyla çalışıyor. Yani programı tek seferde tamamını satın almak zorunda değilsiniz. İşletmenizin ihtiyacına göre muhasebe modülünü, satış modülünü ya da stok modülünü ayrı ayrı alabiliyorsunuz. Bu yapıyı bir set mobilyaya benzetmek mümkün: Bugün yalnızca masaya ihtiyacınız varsa sadece masayı alıyorsunuz; ilerleyen aylarda sandalye ve dolabı ekliyorsunuz. Küçük bir ticaret firması yalnızca finans ve satış modülleriyle başlayıp üretim ya da depo takibi modülünü daha sonra sisteme ekleyebiliyor. Bu esneklik, özellikle bütçesi kısıtlı işletmeler için ciddi bir avantaj.
Programın belki de en çok konuşulan özelliği esnek hesap planı (muhasebe hesaplarının listesi ve düzenlenme biçimi). Standart muhasebe yazılımlarının çoğu size hazır bir hesap planı sunuyor ve bunu değiştirmenize pek izin vermiyor. Navision Financials’ta ise hesap planını işletmenizin yapısına göre kendiniz şekillendirebiliyorsunuz. Boyutlar (dimensions) adı verilen bir özellikle her kaydı farklı açılardan etiketleyebiliyorsunuz: hangi şube, hangi proje, hangi maliyet merkezi. Mesela İstanbul’da merkezi olan ve Ankara’da şubesi bulunan bir firma, her iki lokasyonun gelir ve giderlerini ayrı ayrı izleyebiliyor. Patron ay sonunda hangi şubenin daha kârlı çalıştığını görmek istediğinde muhasebeci saatlerce uğraşmak yerine sadece raporu filtreliyor.
Çok para birimi desteği ise özellikle dövizle alışveriş yapan firmaların dikkatini çeken bir özellik. Program aynı anda birden fazla para birimiyle kayıt tutuyor: Türk lirası, Amerikan doları, Alman markı ya da başka bir döviz. Döviz kurunu sisteme girdiğinizde program alacak ve borçları otomatik olarak hesaplıyor. İhracat yapan ya da yabancı tedarikçiden mal alan firmalarda bu özellik gerçek bir zaman tasarrufu sağlıyor. Muhasebecinin her işlem için ayrıca kur hesabı yapmasına gerek kalmıyor; program bunu otomatik üstleniyor ve kur farklarını ayrı bir hesapta gösteriyor. Türkiye’nin yüksek enflasyon dönemini yaşadığı bu yıllarda, dövizle yapılan sözleşmelerde kur takibini güncel tutmak büyük önem taşıyor.
Raporlama konusunda program kullanıcıya ciddi bir seçenek yelpazesi sunuyor. Gelir tablosu, bilanço, yaş analizi (alacakların ne kadar süredir tahsil edilemediğini gösteren rapor) gibi standart finansal raporların yanı sıra kendi özel raporlarınızı da tasarlayabiliyorsunuz. Muhasebe programlarının büyük çoğunluğunda raporu alıyorsunuz ve değiştiremiyorsunuz. Burada ise rapor şablonunu ihtiyacınıza göre düzenleyebiliyorsunuz. Satış müdürü müşteri bazında ciroya bakmak istiyorsa o raporu açıyor; finans müdürü nakit durumuna bakmak istiyorsa farklı bir rapor. Her bölüm kendi ihtiyacını programdan karşılıyor, muhasebeciden özel tablo hazırlamasını beklemiyor. Bu, özellikle personel sayısı az olan firmalarda muhasebe bölümünün üzerindeki yükü gerçekten azaltıyor.
Bununla birlikte, bazı pratik zorluklarla da karşılaşmak kaçınılmaz. Programın kurulumu ve ilk ayarlarının yapılması ciddi teknik bilgi gerektiriyor. Hesap planını oluşturmak, boyutları kurmak, kullanıcı yetkilerini tanımlamak; bunların hepsini kendi başınıza yapmak son derece güç. Yetkili bir bayi ya da danışman olmadan sistemi doğru kurmak neredeyse mümkün değil. Kurulum bittikten sonra da personelin programa alışması zaman alıyor. Muhasebecisi yıllardır elle defter tutan ya da basit bir muhasebe programı kullanan bir firma, Navision Financials’a geçişte adaptasyon süreciyle ciddi biçimde yüzleşmek durumunda kalıyor. Banka ekstrelerini programa işlemek, kur girişlerini doğru yapmak, dönem kapanışlarını zamanında gerçekleştirmek; hepsi doğru öğrenilmesi gereken adımlar. Hatalı kurulum ya da eksik eğitim, programın sunduğu avantajları büyük ölçüde silip götürüyor.
Navision Financials’ı değerlendirirken kendinize şu soruyu sormak işe yarıyor: Şu an muhasebeniz size ne kadar hızlı ve doğru bilgi veriyor? Ay sonu bilanço çıkarmak haftalar alıyorsa, şube veya proje bazında kâr-zarar göremiyorsanız, döviz işlemlerini manuel hesaplıyorsanız; bu program tam da o sorunlara çözüm üretiyor. Ama programın gerçek değeri, doğru kurulum ve gerçek bir eğitimle ortaya çıkıyor. Yetkili bir bayi aracılığıyla yapılacak bir demo (tanıtım gösterimi) ve bir iki referans firma ziyareti, karar vermeden önce en sağlıklı adım. Teknik özelliklerin listesine değil, kendi iş süreçlerinize bakarak karar vermek bu programdan gerçekten fayda sağlayıp sağlayamayacağınızı netleştiriyor.