Bir tekstil toptancısı düşünün. Sabah işe geldiğinde masasında üç ayrı defter var: biri satışlar için, biri alımlar için, biri de banka hareketleri için. Muhasebeci bu defterleri geç saatlere kadar karşılaştırıyor, stok durumunu ayrı bir kağıda yazıyor. Patron ise güvenilir bir rakam görmek için akşamı beklemek zorunda kalıyor. Bu tablo Türkiye’deki pek çok işletmede hâlâ tanıdık geliyor. Navision Financials (kurumsal muhasebe ve işletme yönetim yazılımı) tam da bu noktada devreye giriyor ve işletmenin farklı köşelerinde tutulan bilgileri tek bir bilgisayar sisteminde bir araya getiriyor.
Navision Financials’ı sıradan bir muhasebe programından ayıran şey, yalnızca fatura kesmesi veya mizan (hesap özeti) çıkarması değil. Program, satın alma, satış, stok ve finans bilgilerini birbirine bağlıyor. Bir satış faturası kesildiğinde, stok miktarı otomatik olarak düşüyor. Bir alım yapıldığında, borç kaydı aynı anda oluşuyor. Muhasebeci bu işlemleri deftere ayrıca işlemek zorunda kalmıyor. Bu, market kasiyerinin kasayı hem satış makbuzunu hem de stok sayımını aynı anda güncellemesi gibi düşünülebilir; işlem tek seferde, doğru ve eksiksiz kaydediliyor.
Patron veya işletme müdürü için en büyük kazanım şu: Sistemi açıp ilgili ekrana geldiğinde, o günün başındaki stok miktarını, tahsil edilmemiş alacakları (müşterilerden beklenen ödemeleri) ve yaklaşan vadeleri görebiliyor. Bu bilgileri toplamak için muhasebeciye sormaya gerek kalmıyor. Program, gün içinde girilen tüm işlemleri anlık olarak birleştirdiği için ekrandaki rakam her zaman güncel. Bu özelliğe muhasebe literatüründe ‘gerçek zamanlı veri’ deniyor; ama daha sade bir dille söylemek gerekirse, dün ne olduğunu görmek için bugünü beklemek zorunda kalmıyorsunuz.
Stok yönetimi konusunda Navision Financials ciddi bir kolaylık sağlıyor. Depo görevlisi bir ürünü sisteme giriyor, satışçı o ürünü faturaya ekliyor ve depo otomatik olarak güncelleniyor. İki departman arasında telefon veya faks trafiği azalıyor. Hangi ürünün ne kadar kaldığı, hangi müşteriye ne kadar satıldığı gibi sorulara sistem saniyeler içinde cevap veriyor. Özellikle mevsimlik ürün satan veya büyük depolar yöneten işletmeler için bu hız büyük fark yaratıyor. Elle sayım yapılan veya ayrı stok defteri tutulan işletmelerde ortaya çıkan hata payı bu sistemde önemli ölçüde düşüyor.
Alacak ve borç takibi de işletme yöneticisinin günlük rutinini doğrudan etkiliyor. Navision Financials, her müşteri için ne kadar alacak olduğunu, hangi faturanın vadesi ne zaman dolduğunu listeliyor. Aynı şeyi tedarikçiler (mal aldığınız firmalar) için de yapıyor: kime ne zaman ne kadar ödeme yapılacağını ekrandan takip etmek mümkün. Bu bilgiler eskiden muhasebe defterlerinden elle derlenmek zorundaydı. Patronun ‘bu ay elimde ne kadar para kalır?’ sorusunun cevabını bulmak saatler alabiliyordu. Şimdi sistem bu tabloyu doğrudan gösteriyor. Karar vermek için daha az bekleme, daha az hata.
Bu programı kurmak ve çalıştırmak, elbette, her işletmede aynı kolaylıkla gerçekleşmiyor. Navision Financials’ın kurulumu için yetkili bir bayi veya teknik destek firması gerekiyor. Personelin sistemi öğrenmesi zaman alıyor; özellikle daha önce yalnızca yazıcı ve faks kullanan çalışanlar için bu süreç birkaç haftayı bulabiliyor. Banka ekstrelerini (hesap hareketlerini) sisteme işlemek elle yapılıyor; banka ile otomatik bir bağlantı bulunmuyor, bu nedenle muhasebeci ekstreyi alıp ilgili kayıtları programa kendisi giriyor. Bunun yanında, yazılımın kurulu olduğu bilgisayarın düzenli yedek alması da kullanıcının sorumluluğunda. Bu eksikliklere rağmen, doğru kurulmuş ve düzenli kullanılan bir Navision Financials sistemi, dağınık defterlere kıyasla işletmeye belirgin bir düzen kazandırıyor.
Navision Financials’ı değerlendiren bir işletme yöneticisinin kendine sorması gereken birkaç temel soru var. İşletmede kaç kişi aynı anda sisteme girmeli? Birden fazla depo veya şube var mı? Muhasebe ile stok takibi ayrı ayrı mı yürütülüyor? Bu sorulardan ikisine veya fazlasına ‘evet’ cevabı veriliyorsa, Navision Financials gibi entegre (bütün bölümleri birbirine bağlı) bir yazılımın faydası somut olarak hissediliyor. Küçük bir esnaf için basit bir muhasebe programı yeterli olabilir; ama büyümeye başlayan, birden fazla kişinin sisteme erişmesi gereken bir işletme için bu tür entegre bir bilgisayar sistemine geçmek, yönetimi elle tutulur biçimde kolaylaştırıyor. Yazılım bir mucize değil; ama doğru kurulduğunda işletmenin en güvenilir yönetim aracına dönüşüyor.